Les documents juridictionnels face aux règles des archives numérisées

Le droit des archives est réglementé par le Code du patrimoine, lequel est issu de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979. Devant les divers flous juridiques qu’elle a laissé subsister, une réforme fut cependant jugée nécessaire afin de conserver la mémoire, de faciliter la gestion des administrations et de permettre aux citoyens d’exercer leurs droits, mais également pour clarifier les rôles respectifs de l’État et des collectivités locales et pour répondre à la demande d’une ouverture plus libérale des fonds. Cette réflexion entreprise en 1995 a donné naissance à la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008, elle-même complétée par l’ordonnance n° 2009-483 du 29 avril 2009. Si cette réforme a été très largement critiquée, aucune solution n’a encore été donnée pour l’améliorer1.

Le droit des archives est fondamentalement structuré par l’opposition entre d’une part, les archives publiques et, d’autre part, les archives privées. L’appartenance à la seconde catégorie emporte des conséquences notables en termes d’accessibilité et de conservation, que le code encadre.

Les documents administratifs sont considérés comme des archives publiques. L’article L. 211-1 du Code du patrimoine dispose que les archives correspondent à « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ». L’article L. 212-2 du même code dispose « qu’à l’expiration de leur période d’utilisation courante, les archives publiques autres que celles mentionnées à l’article L. 212-3 font l’objet d’une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique, destinés à l’élimination ».

S’agissant de la diffusion des documents administratifs numérisés, les règles ont récemment changé. L’article D. 312-1-3 du Code des relations entre le public et l’Administration, codifié à l’appui du décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018 « relatif aux catégories de documents qui peuvent être diffusés sans avoir fait l’objet d’un processus d’anonymisation », vient modifier les règles d’accès aux archives numérisées et aux archives nativement numériques. L’article conserve le respect des articles L. 213-1 et L. 213-2 du Code du patrimoine, mais les délais ont été raccourcis :

« Les documents et informations mentionnés aux articles L. 312-1 ou L. 312-1-1 et qui sont communicables ou accessibles à toute personne, sous réserve des articles L. 311-5 et L. 311-6 et d’autres dispositions législatives ou réglementaires en vigueur, peuvent être rendus publics sans avoir fait l’objet du traitement prévu au deuxième alinéa de l’article L. 312-1-2, lorsqu’ils relèvent de l’une des catégories suivantes : 1° les documents nécessaires à l’information du public relatifs aux conditions d’organisation de l’Administration, notamment les organigrammes, les annuaires des administrations et la liste des personnes inscrites à un tableau d’avancement ou sur une liste d’aptitude pour l’accès à un échelon, un grade ou un corps ou cadre d’emplois de la fonction publique ; 2° les documents nécessaires à l’information du public relatifs aux conditions d’organisation de la vie économique, associative et culturelle, notamment le répertoire national des associations et le répertoire des entreprises et de leurs établissements ; 3° les documents nécessaires à l’information du public relatifs aux conditions d’organisation et d’exercice des professions réglementées et des activités professionnelles soumises à la réglementation, notamment celles relatives à l’exercice des professions de notaire, avocat, huissier de justice et architecte ; 4° les documents nécessaires à l’information du public relatifs à l’enseignement et la recherche et notamment les résultats obtenus par les candidats aux examens et concours administratifs ou conduisant à la délivrance des diplômes nationaux ; 5° les documents nécessaires à l’information du public relatifs aux conditions d’organisation et d’exercice des activités sportives ; 6° les documents nécessaires à l’information du public relatifs aux conditions d’organisation et d’exercice de la vie politique, notamment le répertoire des élus, à l’exception des informations prévues au 2° du I de l’article 5 du décret n° 2014-1479 du 9 décembre 2014 relatif à la mise en œuvre de deux traitements automatisés de données à caractère personnel dénommés “Application élection” et “Répertoire national des élus” ; 7° les documents nécessaires à l’information du public relatifs aux conditions d’organisation et d’exercice des activités touristiques ; 8° les documents nécessaires à l’information du public relatifs aux activités soumises à des formalités prévues par des dispositions législatives ou réglementaires, notamment, en matière d’urbanisme, d’occupation du domaine public et de protection des données à caractère personnel ; 9° les documents administratifs conservés par les services publics d’archives et les autres organismes chargés d’une mission de service public d’archivage : a) lorsqu’ils sont librement communicables en application des articles L. 213-1 et L. 213-2 du Code du patrimoine, sauf lorsqu’ils comportent des données mentionnées au I de l’article 8 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ou des données relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l’article 9 de la même loi ; b) lorsqu’ils comportent des données mentionnées au I de l’article 8 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ou des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l’article 9 de la même loi, à l’expiration d’un délai de 100 ans calculé à compter de la date des documents, sauf si le délai de communicabilité fixé par le Code du patrimoine est plus long. Dans ce cas, c’est ce dernier délai qui s’applique ; c) lorsqu’ils sont librement communicables en application des articles L. 213-1 et L. 213-2 du Code du patrimoine, les instruments de recherche décrivant les fonds d’archives, sauf s’ils comportent des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions ou aux mesures de sûreté connexes au sens de l’article 9 de la loi du 6 janvier 1978 précitée. Dans ce cas, ils peuvent être publiés à l’issue d’un délai de 100 ans à compter de la date des documents décrits par l’instrument de recherche. Les archives publiques et les instruments de recherche qui les décrivent peuvent être publiés avant l’expiration des délais ci-dessus sur autorisation de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ».

Ce nouvel article tend à remplacer la délibération n° 2012-113 du 12 avril 20122 mais reste muet quant à la diffusion des archives de nature juridictionnelle. N’oublions pas que les règles de diffusion des archives doivent respecter l’article 36 de la loi Informatique et libertés et l’article 89 du règlement européen sur la protection des données à caractère personnel (RGPD)3.

Toutefois, le nouveau décret ne tranche le sort que des documents administratifs et non celui des archives de nature juridictionnelle. Ne sont pas considérés comme des documents administratifs les documents élaborés directement par les juridictions ou pour l’exercice de la justice et les documents non liés à une procédure juridictionnelle mais qui relèvent de l’autorité judiciaire. Les actes d’état civil, qui relèvent de la seconde catégorie, sont réglementés par la délibération n° 2012-113 du 12 avril 2012. En revanche, le droit n’est pas précis concernant les dossiers de procédures judiciaires (infractions, condamnations, mesures de sûreté…). Aussi, il serait peut-être nécessaire de fixer un délai de 100 ans, similaire à celui que propose le nouveau décret pour les documents administratifs4.