Notaires : les nouvelles règles professionnelles et le règlement professionnel du notariat

A – Définition et rôle du notaire (art. 2)

Réception de l’acte (art. 2.1). Le notaire instrumentaire reçoit en personne, en présentiel ou visioconférence. Lors d’un acte authentique électronique à distance, dans chaque office, chaque notaire est présent personnellement pendant sa lecture et le recueil des consentements.

Sous–traitance (art. 2.2). Par principe, effectuant les prestations directement liées à l’exercice de son ministère, il ne peut sous-traiter les prestations nécessitant son identification, la rédaction des actes, leur réception, la réception de la clientèle, le conseil, la consultation, la négociation immobilière et la gestion locative. Toutefois, sous conditions, il peut sous-traiter certaines tâches administratives (standard, archivage).

Comptabilité (art. 2.2.3). Il tient la comptabilité, au jour le jour, dans son office ou par un expert-comptable via un contrat de prestation de service.

B – L’exercice de la profession (art. 3)

Règles générales (art. 3.1). Il exerce ses fonctions à titre individuel, comme associé ou salarié. À titre accessoire, il peut exercer des activités en lien avec la profession, mais ne peut acquérir de branche d’activité ni en céder indépendamment de l’exercice de son droit de présentation.

Exercice. Il ne peut exercer que dans l’office de nomination. Une société de notaires peut être titulaire de plusieurs offices. Libéral ou salarié d’une multi-offices, il n’exerce que dans l’office de nomination.

Groupement (art. 3.2). Il peut se regrouper au sein d’un réseau ou groupement professionnel en déclarant son appartenance à la chambre.

Société (art. 3.3). Il déclare à la chambre toute constitution ou appartenance à une société de participations financières des professions libérales dont il est associé et toute prise de participation directe ou indirecte dans toute société de capitaux constituée pour l’exercice de la profession. La SPFP fait connaître au bureau du CSN, dans les 30 jours, toute modification de son objet social, l’étendue de son activité, ses associés, ses organes, son capital.

Notaire salarié (art. 3.4). Il ne dispose pas de clientèle personnelle.

Devoir de conseil (art. 3.5). Quelles que soient les personnes et leur connaissance juridique, il délivre un conseil adapté et l’information la plus complète. L’intervention d’un confrère ou de professionnel ne l’en dispense pas. Il peut consulter tout expert, base de données ou organisme de recherches juridiques.

C – Le serment et l’engagement devant ses pairs (art. 4)

Visite protocolaire (art. 4.1). Préalablement au dépôt à la Chancellerie de toute demande de nomination, le candidat se présente au président de la chambre qui lui remet les documents d’accueil, le Code de déontologie et le règlement local et l’informe du bénéfice de l’expertise de la commission d’accompagnement.

La visite protocolaire du notaire nommé a lieu dans les 15 jours de la publication de son arrêté de nomination. Le notaire employeur accompagne le candidat salarié.

Commission d’accompagnement (art. 4.2). Elle intervient à la demande des notaires pour les conseiller et les informer en vue de leur intégration ou en cas de difficultés dans l’exercice professionnel.

Assurance professionnelle (art. 4.3). Il assure sa responsabilité professionnelle.

Ancienneté (art. 4.4.1). Le rang d’ancienneté est fixé par antériorité du serment.

Tableau (art. 4.4.2). Il est dressé chaque année un tableau des notaires de la compagnie par rang d’ancienneté, comprenant certaines mentions.

D – Comportement approprié (art. 6)

Le notaire s’interdit toute attitude ou comportement nuisible à l’image de la profession. Tout fait contraire à la probité, honneur, dignité ou délicatesse, y compris pour des faits non liés à l’exercice de l’activité, peut donner lieu à des poursuites disciplinaires.

E – Indépendance et neutralité professionnelle (art. 7)

Activités autorisées (art. 7.1.1). Il peut se voir confier des mandats publics et électifs mais ne peut exercer des fonctions gouvernementales qu’en suspendant son activité.

Il peut exercer une activité accessoire d’enseignement.

Prêt (art. 7.1.2.1). Il ne peut dresser un acte de prêt qu’en la forme authentique, négocier de prêt qu’assorti d’une garantie réelle ou caution d’un établissement financier ou bancaire, recevoir ou conserver des fonds à charge d’en servir intérêt.

La négociation immobilière (art. 7.1.2.2). L’activité accessoire de négociation de biens à vendre ou louer, par mandat écrit, dont copie est remise au mandant, d’une durée raisonnable, indiquant le mode de calcul des honoraires et le débiteur, est pratiquée en vue de la réalisation d’un contrat. La délégation n’est possible qu’au profit d’un notaire. Le démarchage est interdit. L’activité s’exerce dans l’office.

Les notaires peuvent se regrouper pour mettre en commun des moyens dans le but d’assurer à la clientèle le meilleur service en matière de négociation.

La publicité peut être faite pour un seul bien par un ou plusieurs notaires, pour plusieurs biens par un même notaire, pour plusieurs biens par plusieurs notaires sur la même annonce à la condition que chaque offre puisse être attribuée au notaire mandaté.

Sont interdites les annonces générales relatives à des biens à vendre, à acquérir ou à louer, ainsi qu’à des capitaux à placer ou à emprunter.

Toute publicité ne peut être faite que si le notaire en est chargé par des clients pour les affaires dont il s’occupe, en utilisant tout support publicitaire, dans le respect des usages définis par les instances. La reproduction dans les publicités du panonceau notarial est autorisée. L’affichage dans une vitrine formant devanture de boutique est interdit.

Gérance d’immeubles (art. 7.1.2.3). Il peut exercer cette activité accessoire par mandat écrit précisant l’étendue et la rémunération de la mission. Le démarchage est interdit.

Gestion de patrimoine (art. 7.1.2.4). Il peut exercer cette activité accessoire. Le démarchage est interdit.

Syndic de copropriété (art. 7.1.2.5). Il peut exercer exceptionnellement cette activité accessoire qui reste ponctuelle et temporaire et répond aux besoins exprimés par un client à l’occasion d’une opération précise. La comptabilité du syndicat fait partie intégrante de celle de l’étude, dans le respect des obligations de la profession de syndic. Les fonds correspondants sont déposés dans les livres de l’organisme financier habilité.

Activités interdites (art. 7.1.3). Il ne peut être juge (hors juridiction disciplinaire professionnelle), greffier, commissaire de justice, commissaire du gouvernement, préposé à la recette des contributions, commissaire de police.

S’il peut à titre personnel détenir des parts sociales ou actions d’une société commerciale, il ne peut exercer d’activité commerciale ni administrer, diriger ou gérer une entreprise de commerce et d’industrie ; il peut être administrateur ou membre du conseil de surveillance d’une société par actions, mais non président.

Actes non recevables (art. 7.2.1 et art. 7.2.2). Il ne peut :

• recevoir un acte dans lequel lui ou des proches sont parties ou intéressés ;

• recevoir les actes d’une société dont il est administrateur ou membre du conseil de surveillance ;

• instrumenter les actes de la collectivité territoriale ou l’établissement public à caractère industriel et commercial où il exerce des fonctions électives au sein de l’exécutif ;

• recevoir les actes des associations et fondations qu’il préside ;

• procéder au règlement de la succession lorsqu’il est désigné exécuteur testamentaire.

F – Secret et discrétion professionnel (art. 8)

Généralités (art. 8.1). Le secret couvre tout ce qui a été porté à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions et s’étend aux actes, documents, pièces, correspondances même électroniques et échanges de toute nature entre notaires, avec la clientèle, instances, associés et tiers.

Il veille au respect de cette obligation par les collaborateurs et prestataires.

Tenu à la discrétion professionnelle, il doit s’exprimer en toutes circonstances avec décence, retenue et délicatesse, y compris sur tout support de communication, dont les réseaux sociaux.

Entre confrères d’un même office (art. 8.2.1.1). Le secret ne s’applique pas entre associés dès lors qu’ils détiennent un droit de regard sur la gestion de leur office et doivent s’informer mutuellement de l’instruction des dossiers dont ils ont la charge. Le salarié ne peut opposer le secret professionnel à son employeur. Il ne connaît que des affaires confiées par son employeur qui peut lui opposer le secret professionnel pour tout autre dossier.

Entre offices distincts (art. 8.2.1.2). Le secret s’applique entre notaires exerçant dans des offices distincts, y compris les sociétés multi-offices. Le notaire ne peut, sans l’accord de son client, porter à la connaissance d’un confrère une correspondance ou une pièce le concernant. La mutualisation entre offices de leurs ressources humaines et matérielles ne constitue pas une infraction aux règles du secret professionnel.

Envers la clientèle (art. 8.2.2). Le notaire ne peut porter à la connaissance d’un client une correspondance émanant d’un confrère ou d’autres clients.

Envers les tiers (art. 8.2.3). Le notaire n’est tenu de témoigner dans un litige concernant un client ou dossier suivi par son office que dans les cas légaux.

Il ne peut donner communication des actes déposés en son office qu’aux parties, leurs héritiers, ayants droits, mandataires conventionnels ou toute personne autorisée par la loi ou décision judiciaire, sous réserve de justifier devant lui leur identité et qualités.

Il communique sans délai tous éléments utiles aux personnes désignées en vue de procéder aux inspections (v. art. 28).

En cas de perquisition à l’office, la présence du président de la chambre ou de son représentant est requise pour garantir le respect du secret professionnel.

G – Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (art. 9)

Il met en place un système d’évaluation et de gestion des risques, identifie et connaît sa clientèle, s’adapte à chaque cas de figure, déclare les soupçons, informe et forme le personnel et conserve les documents relatifs aux diligences réalisées.

H – Protection des données à caractère personnel (art. 10)

Il se conforme à la loi de 1978 et au règlement général sur la protection des données (RGPD). Il désigne un délégué à la protection des données. Les pièces annexées à un acte ne contiennent aucune donnée personnelle.

I – Obligation de formation (art. 11)

Il justifie son respect de la formation continue et contribue à la formation des collaborateurs et notaires stagiaires et aux enseignements dispensés dans les établissements publics d’enseignement supérieur et l’institut national des formations notariales.

J – Les collaborateurs (art. 12)

Il veille au respect de la déontologie par ses collaborateurs et leur assure des conditions de travail moralement et professionnellement satisfaisantes.

K – Lieu d’exercice et de réception de la clientèle (art. 13)

Local de l’office (art. 13.1). Il s’agit de l’immeuble dans lequel il travaille avec ses collaborateurs et où il reçoit la clientèle. L’office est domicilié dans un seul local. Il peut disposer de bureaux annexes et utiliser des locaux accessoires dans des bâtiments distincts de l’adresse principale. L’ouverture de locaux accessoires doit être autorisée par la chambre.

Limites à l’installation (art. 13.2). Il ne peut établir :

• son étude dans l’immeuble où était installé un confrère (office, annexes, accessoires), autre que son prédécesseur, avant un délai de quatre ans, sauf accord ;

• son étude ou un local accessoire dans l’immeuble où un confrère a déjà son office, sauf accord écrit.

L’utilisation de locaux accessoires ne doit pas constituer une concurrence déloyale ou de recherche de clientèle.

Réception de la clientèle (art. 13.3). Il accueille sa clientèle et reçoit ses actes à titre habituel dans le local de l’office, bureau annexe et local accessoire.

Il peut accueillir sa clientèle ou recevoir ses actes exceptionnellement dans les locaux d’un confrère, office de sa structure d’exercice, domicile, résidence ou siège social d’une partie, d’une administration, mairie, des tribunaux, des établissements hospitaliers ou ceux des instances professionnelles, dans un autre lieu choisi d’un commun accord avec les parties, dès lors que ce lieu respecte les conditions de dignité et d’indépendance et qu’il ne s’agit pas d’un tiers-lieu.

Un collaborateur ne peut recevoir aucune clientèle à son domicile.

Sauf exception (D. n° 71-942, 26 nov. 1971, art. 12), il ne peut se transporter et exercer ses fonctions à jour fixe ou des époques périodiques hors du siège de son office, annexes et accessoires.

Les adjudications peuvent se dérouler à l’office, bureau annexe, local accessoire, locaux des instances professionnelles, domicile ou siège des parties et les locaux d’une administration, mairie ou tribunaux, ainsi que dans l’immeuble objet de l’adjudication, dès lors que le caractère public de l’adjudication est assuré. Le notaire ne procède à la réception des enchères qu’après avoir fait signer le cahier des charges par le vendeur ou le poursuivant. Il dresse immédiatement le procès-verbal (PV) de l’adjudication.

Tiers–lieu (art. 13.4). Il s’agit d’un local spécifique, en France, à l’extérieur de l’office dans lequel travaillent les collaborateurs. Aucune clientèle ne peut y être accueillie et aucun acte reçu. Une équipe suffisante d’accueil du public est maintenue dans l’office. Le tiers-lieu ne peut disposer d’aucune signalétique extérieure, boîte aux lettres ou postale. Le notaire ne peut communiquer sur l’existence d’un tiers-lieu. Sa création est préalablement autorisée par la chambre des notaires du siège.

Le tiers-lieu doit être aménagé de façon à assurer la confidentialité et les conditions de travail doivent respecter le secret et la discrétion (refus de l’espace de travail ouvert partagé). Il ne doit en aucun cas constituer ou aboutir à une concurrence déloyale ou de recherche de clientèle.

L – Communication (art. 14)

Principes relatifs à la communication du notaire (art. 14.1). Tenu au secret professionnel, le notaire respecte dans sa communication et relations avec les tiers, quel qu’en soit le support, les principes de dignité, loyauté, confraternité, délicatesse, neutralité, impartialité, objectivité, cohérence, utilité pour le public et la profession.

Tout document destiné à sa correspondance ou communication mentionne les éléments permettant de l’identifier. Il peut indiquer le réseau ou le groupement déclaré.

La chambre contrôle a posteriori les instruments de communication, apprécie leur légitimité et en vérifie le contenu et l’usage.

Dans les six mois d’un changement de titulaire d’un office, l’arrivée d’un nouvel associé ou la création d’un office, le notaire est autorisé à faire paraître à ses frais cinq avis de presse selon une présentation préalablement communiquée à la chambre.

Publicité (art. 14.2). Le notaire ne peut procéder à une publicité de masse ni démarcher, y compris sur les réseaux sociaux. Le référencement payant est interdit. Il ne peut participer ès qualités à une action de communication médiatique sans information préalable du président de la chambre. Toute intervention n’a pour objet que la promotion de la profession. S’il organise un événement, il n’adresse d’invitations qu’à ses clients.

Il ne peut être sponsor. Il peut être mécène sans communiquer sur le mécénat.

Toute distribution générale de carte de visite est interdite.

Les objets promotionnels ne peuvent être que de faible valeur pour une distribution aux clients.

Sollicitation personnalisée (art. 14.3). Elle obéit à un formalisme strict : respect de la vie privée et par écrit (courrier postal ou électronique).

Site internet et proposition de services en ligne (art. 14.4). Le notaire peut disposer d’un site internet sous réserve de se conformer aux règles déontologiques et respecter la charte graphique et le plan de nommage du CSN. Le site ne comporte aucun encart ou bannière publicitaire autre que celui ou celle de la profession. Une société multi-offices ou un réseau peut disposer de son propre site, dès lors qu’il mentionne de manière expresse et non équivoque pour chaque office ou membre du réseau le lieu de sa situation et le ou les noms du ou des notaires exerçant.

L’office qui apparaît sur le site d’une société à laquelle il appartient ou dont il est partenaire est identifié de manière non équivoque avec toutes ses composantes (nom ou dénomination, siège, lieu d’exercice).

L’office qui ouvre un site, y propose ses services, ouvre ou modifie une ou plusieurs pages web destinées aux mêmes fins sur un site tiers en informe sans délai la chambre qui exerce un contrôle et vérifie leur conformité.

Logotypes (art. 14.5). Leur utilisation est autorisée sous réserve de respecter la charte graphique de la profession. Toute utilisation de logotype, signe, symbole ou filigrane est interdite dans les actes authentiques, à l’exception de ceux prescrits par le CSN. L’utilisation par l’ensemble des notaires et des instances représentatives de la profession des logotypes auxquels il est fait référence dans la charte est obligatoire et systématique.

L’apposition de ce symbole national d’appartenance et de reconnaissance est faite sur tous les supports de communication (imprimés, affichés, numériques).

En cas de logotype propre, l’utilisation du logo Notaires de France en monochrome, en association avec son propre logo au sein d’un bloc-marque, est impérative. L’apposition de ce bloc-marque est faite sur tous les supports, tous types de réseaux ou médias sociaux, et ce, conformément à la charte.

S’il souhaite utiliser un texte pour logo (nom de l’office, du notaire ou initiales…), il doit créer un bloc-marque avec le logo Notaires de France selon les mêmes règles que pour les offices disposant de leur logo. L’utilisation isolée du logotype Notaires de France est réservée au CSN.

Si l’office détient un ou plusieurs « label(s) CSN », il ne peut en apposer les logos qu’à condition de l’adjoindre au logotype de la profession.

M – Le titre, les certificats et les labels (art. 15)

Il peut faire suivre l’indication de son titre de celle du certificat de type ISO et du label professionnel, même sur le site internet de l’office, sous conditions.

N – Nom – dénomination – appellation (art. 16)

Principe général (art. 16.1 et art. 16.2). Les nom, dénomination et appellation ne doivent pas faire naître dans l’esprit du public une fausse croyance sur une exclusivité de compétence territoriale ou sur un monopole fonctionnel. La chambre mène les vérifications. Le changement de dénomination sociale donne lieu à information auprès de la chambre, du procureur général et de la Chancellerie.

Messagerie professionnelle (art. 16.3). L’adresse sortante se termine par « notaires.fr » et se conforme au plan de nommage approuvé par le CSN.

En–tête des actes authentiques (art. 16.4). L’en-tête des actes authentiques comprend les prénom, nom du notaire, la dénomination de la structure d’exercice de l’office, son numéro de caisse de prévoyance et de retraite des notaires libéraux et l’adresse de l’office dans lequel il a été nommé, à l’exclusion de toute autre mention, signe ou symbole.

Son nom est identique dans tous les aspects de sa vie professionnelle. Il informe la chambre des notaires, le procureur général près la cour d’appel et la Chancellerie du mariage ou divorce postérieur à sa nomination. Le notaire marié peut, à titre d’usage, ajouter à son nom celui de son conjoint. En cas de divorce, le nom du conjoint accolé peut être conservé. Il remet son sceau à la chambre et en fait établir un nouveau en déposant l’empreinte au greffe de la cour d’appel accompagnée d’un spécimen de signature si elle est modifiée. Ces règles s’appliquent au notaire changeant de nom de famille ou adoptant celui de l’autre parent.

O – Le sceau (art. 17)

Le sceau est conforme aux règles professionnelles, celui du salarié précise la dénomination du titulaire de l’office. Il peut détenir un sceau sec et un sceau humide identiques. L’encre de l’humide et l’image de l’électronique sont monochromes.

Les notaires associés ne peuvent disposer d’un sceau commun.

Le sceau de celui qui change de structure ou lieu d’exercice sans prêter nouveau serment est modifié sur production d’une attestation de la chambre des notaires.

Son usage est conforme aux règles légales. Le notaire en exercice appelé à suppléer un confrère ou nommé en qualité d’administrateur d’un office utilise son propre sceau. Le suppléant ou l’administrateur non-notaire en exercice détient un sceau particulier. Le substituant utilise son propre sceau.

En cas de cessation des fonctions, il est remis pour destruction à la chambre.

P – Signalétique

Panonceau (art. 18.1). Les offices et bureaux annexes sont indiqués par quatre panonceaux au plus par office ou annexe, ceux du local accessoire étant décomptés de l’office. Il ne peut être apposé qu’aux portes extérieures ou intérieures des locaux et grilles garnissant les fenêtres du rez-de-chaussée.

Panneaux et autres (art. 18.2). Des panneaux ou autres signalétiques complémentaires peuvent être apposés à l’extérieur des locaux dans des conditions fixées par la chambre.

Ils peuvent être lumineux ou éclairés de l’extérieur aux heures d’ouverture, les lumières clignotantes étant interdites. Ils peuvent comporter les mots « notaire », « notaires » ou « office notarial », l’un des logos officiels comportant l’effigie de la profession « Notaire » ou « Notaires » ou d’un bloc-marque composé du logo du notaire ou de la structure d’exercice accompagné du logo monochrome « Notaires de France » conforme à la charte graphique du notariat.

La signalisation des offices et bureaux est admise dans la commune d’implantation des locaux, à l’identique de celle des bâtiments administratifs.

Une plaque professionnelle peut être apposée dans les conditions de la chambre et des usages locaux. La dimension est conforme aux principes généraux de dignité, discrétion et réserve. En cas d’office détenu par une société multi-offices, la plaque n’indique que les prénoms et nom(s) du ou des notaires exerçant.

Le tiers-lieu ne peut être distingué, ni sur le local, ni dans la commune, ni sur support électronique.

Q – Conservation des minutes et documents professionnels (art. 19)

Il peut confier à un tiers agréé par le service des Archives de France l’archivage physique ou numérique des dossiers et des actes par un contrat encadré.

R – Comptabilité (art. 20)

Elle est tenue au jour le jour. Un tableau de bord normé, permettant le contrôle de la couverture des fonds détenus et disponibilités courantes, est établi au titre de chaque journée comptable. La couverture des fonds des clients est assurée en permanence.

Le notaire établit chaque année civile un document de « déclaration d’activité professionnelle », transmis au Conseil supérieur de façon dématérialisée, intégré dans les logiciels comptables et devant être conforme au modèle élaboré par le Conseil supérieur.

S – Le libre choix (art. 21)

La clientèle est constituée par les personnes qui, volontairement, requièrent ses conseils, avis, services ou lui confient l’établissement de tous actes et conventions les concernant. Le libre-choix s’exerce à tout stade jusqu’à la signature de l’acte. Le notaire ne peut entamer des démarches ou manœuvres ayant pour but ou effet de détourner le client. Il ne peut rémunérer de ses deniers personnels, ou par quelque moyen que ce soit, les membres d’autres professions avec lesquels il est en relation ou recevoir d’eux une rémunération ou un avantage direct ou indirect. Le paiement d’un service effectivement fourni dans le respect du règlement ou des accords interprofessionnels peut être effectué.

En toutes circonstances, le notaire préserve la liberté de choix et l’équilibre entre les parties. Lorsqu’il est requis de recevoir un acte auquel est partie une collectivité publique, un établissement public ou un organisme financier dont il est le conseil habituel, il informe les autres parties qu’elles ont la possibilité de se faire assister par un notaire de leur choix, sans qu’il en résulte une augmentation des frais, émoluments ou délai de traitement du dossier.

L’adhésion d’un notaire à un réseau ou un groupement de recommandation d’affaires ou de réflexion n’est possible que sous certaines conditions (secret professionnel, liberté de choix, courtoisie entre confrères, RGPD).

T – Obligations et interdictions (art. 22)

Obligations et interdictions générales (art. 22.1). Le notaire respecte les circulaires, chartes, conventions et guides du CSN.

Il assure la sécurité de son installation et de son environnement informatiques, de manière diligente et vigilante, dans le respect de la réglementation, et notamment de son obligation d’information dans le but de satisfaire le client auquel il justifie le refus d’instrumenter.

Dépôts et annexes (art. 22.2). Il lui est interdit de déposer les copies et actes passés devant d’autres officiers publics et ne peut délivrer de manière autonome aucune copie authentique ou exécutoire ni extrait des pièces mentionnées ci-dessus. La chambre peut admettre des exceptions spéciales à ces interdictions.

U – Rémunération (art. 23)

Le notaire perçoit des émoluments pour les actes tarifés, selon un barème obligatoire et unique sur le territoire et leur partage ne peut avoir lieu qu’entre notaires.

Il est rémunéré d’honoraires pour les actes ou prestations non tarifés.

Il peut demander au client le remboursement des débours.

La convention d’honoraires entre le notaire et le client peut inclure des sommes dues en rémunération de prestations exécutées par un membre d’une profession juridique réglementée (v. C. com., art. L. 444-1).

Au titre d’un acte déterminé ou d’un ensemble d’actes reçus dans le cadre d’une opération d’ensemble, la remise des émoluments ne peut être accordée qu’en totalité. Il peut accorder des remises partielles sur une même catégorie d’actes déterminés dans le respect et les limites des règles fixées par le tarif réglementé des notaires.

La réalisation de l’ensemble des actes contribuant à une opération de marchand de biens, de promotion immobilière ou de lotissement ou faisant partie de l’une de ces opérations constitue une opération d’ensemble. Il ne peut pas faire une remise d’émoluments au profit d’un promoteur immobilier sur l’acte d’acquisition d’un terrain et les prêts accordés à celui-ci sans le faire également pour les ventes effectuées par ce promoteur et portant sur les locaux qu’il fait construire.

En cas de pluralité de notaires, chacun peut faire la remise totale ou partielle, dans le respect des dispositions tarifaires réglementaires, des émoluments lui revenant.

V – Tenue du compte et remise de pièces (art. 24)

L’état détaillé des frais remis par le notaire au client à l’issue des formalités postérieures à la réception des actes fait ressortir distinctement par acte ou prestation et séparément des autres opérations comptables les droits de toute nature payés au Trésor, débours, émoluments, avec référence au tarif, honoraires.

Il lui remet une copie intégrale de l’acte comprenant l’ensemble des annexes et, lorsqu’elles sont requises, les mentions relatives à l’accomplissement des formalités d’enregistrement ou de publicité foncière.

W – Médiation (art. 25)

Médiateur de la consommation du notariat (art. 25.1). Le notaire fait connaître par tous moyens lisibles et appropriés la possibilité pour le client de recourir au médiateur et en indiquer les coordonnées. Il a trois semaines à compter de sa saisine pour faire expressément savoir s’il participe à la médiation. Il signe en personne sa réponse. Il fournit sans délai les pièces requises par le médiateur. Il ne peut refuser d’être entendu mais peut mettre fin à la médiation ou refuser la proposition du médiateur. En cas d’acceptation par les deux parties, il l’exécute de bonne foi et sans délai.

Différend entre notaires d’un même office (art. 25.2). Le différend ne peut être soumis à la chambre qu’après échec d’un règlement amiable des conflits contenus dans le règlement intérieur de l’office ou proposées par la profession (conciliation, médiation ou arbitrage).

Médiation et autres modes de règlement des différends (art. 25.3). Le notaire peut exercer tout mode amiable de règlement des différends non interdits par son statut, être arbitre dans tout dossier pour lequel il n’a pas été saisi en qualité de notaire.

En cas de survenance d’un différend, il favorise et encourage le recours à tout mode de règlement alternatif des litiges.

X – Devoirs envers les confrères (art. 26)

Devoir de courtoisie (art. 26.1). Le notaire respecte ses confrères, leur personnel et clientèle. Sous réserve du secret professionnel et de la confidentialité, il communique aux confrères l’ensemble des éléments et informations qu’il détient et, pour toute demande d’un confrère, interrogation ou demande de renseignement ou copie d’acte, délivre une réponse diligente et exhaustive dans un délai raisonnable.

Toute erreur ou faute d’un confrère, ainsi que tout manquement ou divergence de vue et d’analyse du règlement, ne sont relevés et discutés que hors présence des clients.

Le notaire répond à tout appel téléphonique d’un confrère ou d’un membre d’une instance notariale et y donne suite dans les meilleurs délais.

En cas de différend avec un confrère, il saisit le président de l’instance compétente qui, au besoin, en informe son bureau.

Il veille à la bonne compréhension par son client de l’ensemble des règles de confraternité, ainsi que les décisions d’arbitrage des instances.

Substitution (art. 26.2.1). Il y a substitution dans le cas où un notaire remplace un confrère absent ou momentanément empêché. Elle est impossible pour la réception d’un testament authentique et un salarié ne peut substituer un confrère. L’office substituée conserve la minute qui est portée sur les deux répertoires. Dans leurs rapports, le substitué assume seul les conséquences pécuniaires de toute action en responsabilité liée à la substitution, sauf négligence ou faute du substituant.

Remplacement (art. 26.2.2). En cas d’absence temporaire supérieure à 15 jours, le notaire peut se faire remplacer par un confrère, par convention réglementée, écrite et signée.

Devoir d’assistance et de conseil (art. 26.2.3). Le notaire donne suite avec diligence à toute demande d’assistance ou de conseil d’un confrère, sauf motif impérieux.

Concours et participation (art. 26.3). Il s’agit de cas où plusieurs notaires interviennent. Il y a concours lorsque tous contribuent à son authenticité et signent l’acte ou le recueil de signature électronique à distance. Il y a participation lorsque seul l’instrumentaire authentifie l’acte qu’il signe.

L’attributaire de la minute est le « notaire instrumentaire » ou « en premier », celui en concours ou en participation est le « notaire en second ». Seuls le concours et la participation donnent droit au partage des émoluments. Néanmoins, il peut, à chaque instant, intervenir en qualité de conseil et se faire rémunérer par les clients par un honoraire au titre de son intervention.

Lorsque l’acte ouvre droit à concours ou participation, l’instrumentaire facilite l’intervention du confrère et le rendez-vous est arrêté d’un commun accord.

L’attestation immobilière après décès, certificat de propriété et PV d’adjudication judiciaire ne donnent droit ni à concours, ni à participation. Il en est de même pour tout acte rémunéré par un émolument fixe.

L’établissement d’une déclaration de succession n’ouvre pas droit à participation.

Sauf décision judiciaire contraire, le partage des émoluments détermine, dans les mêmes proportions, la contribution de chaque notaire à la participation contractuelle – ou franchise – fixée par le contrat d’assurance de responsabilité civile.

Le texte précise les documents réciproques à s’adresser et que l’instrumentaire adresse une proposition de facture au notaire en second dans les 30 jours de la signature de l’acte. La fraction de l’émolument due, sous déduction de la part correspondant à la cotisation revenant à la caisse de retraite des clercs, est payable dès réception de l’acceptation de la proposition de partage d’émoluments ou de l’encaissement des frais pour les personnes publiques.

Y – Devoirs envers les instances du notariat (art. 27)

Vis–à–vis des instances (art. 27.1). Le notaire s’y implique, apporte son concours à la vie de la profession, coopère loyalement aux politiques et actions menées ou proposées et participe aux manifestations de promotion et d’information du public.

Les présidents de chambre, de conseil régional et autorités de tutelle peuvent à tout moment l’inviter après l’avoir entendu à se conformer aux règles statutaires. Il leur apporte ses explications et défenses ainsi que ses suggestions et critiques constructives pour améliorer l’exercice de la profession. En toute circonstance, il s’abstient de toute parole blessante, de tout comportement désobligeant envers elles, leurs élus et collaborateurs.

Il ne peut saisir directement le conseil supérieur. S’il se plaint d’un confrère, il saisit par écrit le président de l’instance compétente. Il ne peut se plaindre d’un officier public, ministériel, d’une autorité judiciaire ou administrative sans en avoir informé préalablement le président de sa chambre.

Il répond à toute demande de collaboration de la part des instances et de tous organismes professionnels, dans le cas où son concours est prévu ou autorisé par les textes.

Membre de l’instance (art. 27.2). Élu ou investi dans une mission professionnelle, le notaire reçoit tout le soutien moral et matériel qu’un notaire se dévouant pour autrui est en droit d’attendre des autres membres. Toute disposition visant à priver ou restreindre, directement ou indirectement, le droit d’être candidat à une fonction élective est contraire à la déontologie. Acceptant des mandats électifs ou missions professionnelles, il veille à ne pas mettre en danger ou fragiliser l’équilibre économique ou l’organisation de son office.

Présence obligatoire (art. 27–3). En exercice, régulièrement convoqué, il assiste d’une manière continue aux assemblées et réunions de compagnie et des instances.

Excuses (art. 27.4). S’il ne se rend pas à une convocation, il fait connaître au président, avant l’assemblée, le motif de l’empêchement et demande à être excusé. Le président en apprécie la recevabilité.

Secret (art. 27.5). Les délibérations sont secrètes, sous peine de sanction disciplinaire. Dans la phase préparatoire de délibération et de décision, il peut être fait appel à une personne étrangère, pour information ou consultation, qui se retire avant la reprise des délibérations.

Respect de l’autorité de l’instance (art. 27.6). Tout notaire, sous peine de sanctions disciplinaires, se présente personnellement aux convocations du président ou sur son ordre. Aucune excuse n’est admise sauf maladie grave ou absence dûment justifiée.

Information de l’instance (art. 27.7). Il a l’obligation d’informer les instances de tout acte contraire à la confraternité ou déontologie notariale, de tout fait délictueux commis par un confrère, dont il pourrait avoir connaissance.

Z – Inspections professionnelles (art. 28)

Le notaire peut être sollicité pour contrôler l’activité d’un confrère dans le cadre d’inspections par les instances notariales, en se conformant au guide de l’inspection du conseil supérieur. Il apporte à sa mission les soin et fermeté nécessaires à son efficacité, avec courtoisie. Il est tenu au secret professionnel.

L’inspecté, présent, se met personnellement à disposition. Il veille à faciliter son accomplissement en faisant preuve de courtoisie. Il est informé à son issue des observations et est destinataire des conclusions et recommandations. Il dispose d’un droit de réponse et les éléments produits sont joints au rapport.

A – L’attribution des minutes

Principes (art. 29.1). L’attribution des minutes est le droit accordé à un notaire désigné de rédiger et conserver la minute de l’acte reçu. Sa rédaction et sa garde reviennent au notaire ayant la préférence selon les règles du règlement, sauf texte contraire. Outre les poursuites disciplinaires, s’il a reçu un acte en infraction, il verse les émoluments ou honoraires au confrère devant les recevoir.

Choix des parties (art. 29.2.1). Il est choisi par au moins une partie.

Intérêts des parties (art. 29.2.2). La minute est attribuée au notaire qui représente la plus grande somme d’intérêts pécuniaires exprimés dans l’acte, s’appréciant par rapport à l’objet et à la valeur de la convention, et au plus ancien en cas d’égalité. Le texte précise les cas considérés comme ayant un même intérêt. Si chaque partie demande l’intervention de son notaire, la minute est attribuée au notaire indiqué selon un tableau que le règlement fixe.

Règlement de succession (art. 30.1). Par dérogation, si plusieurs notaires sont chargés du règlement d’une succession, la préférence est dévolue dans l’ordre que l’arrêté établi.

À égalité de rang, celui représentant le plus fort intérêt prévaudra.

Si l’attributaire du dossier s’en trouve déchargé ou dessaisi en cours de règlement, le dossier est dévolu et remis au notaire nouvellement désigné.

La cession totale de droits successifs fait perdre au notaire du cédant le rang qu’il tenait du chef de l’ayant droit qu’il représentait à compter du jour de la cession.

Le choix du notaire d’un héritier ou légataire mineur ou sous tutelle appartient à son représentant légal.

Rupture (art. 30.2.1). En cas de divorce, séparation ou changement de régime matrimonial, si chacun demande l’intervention de son notaire, la minute est attribuée au notaire le plus ancien, sauf commission de justice.

Partages autres que de sociétés ou entre époux (art. 30.2.2). Sauf commission de justice, la minute du partage de bien indivis est attribuée dans l’ordre de préférence que le texte fixe.

La minute du partage de l’immeuble construit en copropriété appartient à celui qui en a reçu le règlement s’il est celui choisi par l’un au moins des attributaires. Sinon, elle appartient au notaire désigné par la majorité des futurs attributaires.

Sociétés (art. 30.3). La minute de l’acte constitutif d’une société appartient au notaire requis de dresser l’acte. Le texte précise à qui elle appartient en cas de pluralité de réquisitions.

Tous les actes postérieurs de modification, prorogation, dissolution, inventaire ou partage même partiels sont reçus par celui choisi par la société.

Le texte précise à qui appartient la minute de l’acte constatant la fusion de deux ou plusieurs sociétés.

Avant–contrat et instruction du dossier de vente (art. 30.4.1). La rédaction de l’avant-contrat de vente, authentique ou seing privé, est confiée au notaire recevant l’acte authentique de vente. Le notaire en second collabore à l’élaboration de l’avant-contrat. Celui qui retiendra la minute de l’acte de vente procédera à l’instruction du dossier. La répartition des tâches entre notaire/vendeur et notaire/acquéreur est précisée dans les tableaux, non exhaustifs, de l’arrêté. En cas de tâche non prévue, ils devront s’accorder.

Vente de gré à gré (art. 30.4.2). La minute de la vente appartient au notaire choisi par le vendeur. Si seul le notaire acquéreur exerce dans le département du bien vendu, il détient la minute.

Vente amiable après négociation (art. 30.4.3). En cas de négociation justifiée à la requête des vendeurs, celui qui a reçu le mandat de négocier retient la minute de la vente, sans exclure le concours ou participation de celui de l’acquéreur. Toute clause contraire est non écrite.

Vente amiable à la suite d’une tentative infructueuse d’adjudication (art. 30.4.4). Durant six mois à compter de la tentative infructueuse d’adjudication, le détenteur de la minute du cahier des charges retient celle de la vente à condition d’être resté celui choisi d’au moins un vendeur. Ceci s’applique également à la vente de gré à gré réalisée avant l’adjudication mais postérieurement à l’apposition des affiches ou publication des insertions indiquant le jour de l’adjudication.

Vente après division (art. 30.4.5). Le détenteur de la minute de l’acte constitutif d’une division foncière, volumétrique ou de la division d’un immeuble en lots de copropriété retient pendant dix ans à compter de cet acte la minute de la première vente de chacun des divers lots, à la condition d’être choisi par au moins un vendeur. Si, postérieurement à l’établissement de l’acte constatant la division, il a reçu l’acte de partage de l’immeuble, ce droit préférentiel à l’attribution de la minute de la première vente ne lui appartient plus : il devra être délivré à chacun des acquéreurs ou attributaires, outre la copie authentique de la vente ou l’extrait du partage et les états hypothécaires, toutes les pièces lui constituant un titre de propriété complet et régulier vis-à-vis des tiers sans qu’il lui soit nécessaire pour les obtenir de faire appel au notaire qui a retenu la minute.

Ces dispositions sont applicables aux cessions de parts de sociétés de construction.

Vente sur poursuites judiciaires (art. 30.4.6). Sous réserve de décision du tribunal en cas de vente de biens sur poursuites d’un créancier la commission doit être demandée en faveur du notaire choisi par le débiteur et exerçant dans le ressort de la cour du lieu de situation des immeubles, fonds de commerce et biens corporels mobiliers ou du ressort du tribunal ayant ordonné la vente des biens incorporels autres que les fonds de commerce.

Les actes conclus par les sociétés d’aménagement foncier et d’établissement rural (SAFER) (art. 30.4.7). La minute de tout acte d’acquisition ou rétrocession par une SAFER appartient au notaire choisi par le cocontractant.

Tableau d’ensemble d’attribution des minutes (art. 30.5). Réserve faite des dispositions particulières et dérogations ci-dessus, les règles d’attribution des minutes sont indiquées par un tableau. Si plusieurs notaires sont appelés par des parties agissant conjointement et dans le même intérêt, la préférence sera accordée au notaire représentant la plus grande somme d’intérêts et, subsidiairement, en cas d’égalité, au plus ancien.

B – Émoluments et honoraires (art. 31)

Partage des émoluments et concours/participation (art. 31.1). Le droit au partage des émoluments résulte en cas d’acte :

• synallagmatique : de la participation effective à l’élaboration ou à la rédaction ou à l’étude de l’acte au nom de l’une des parties, même s’il n’a pas le pouvoir de concourir à sa réception avec son confrère instrumentant, dès l’instant où il agit sur la réquisition d’un de ses clients ;

• unilatéral, mettant en cause les intérêts de personnes autres que des signataires : réquisition par son client de dresser l’acte ou de participer à sa réception.

La répartition des émoluments proportionnels est effectuée entre le détenteur de la minute et l’intervenant.

L’absence de partage d’émoluments (art. 31.2). Ne donnent pas lieu à partage les :

• actes rémunérés par un émolument non proportionnel ;

• certificats de propriété et de mutation ;

• attestations autres après décès, de propriété immobilières après décès et changement de régime matrimonial ;

• déclarations de succession ;

• émoluments de titres exécutoires, copies authentiques, copies, formalités ;

• actes dressés par le notaire même après abandon des voies judiciaires et dont les émoluments sont écrêtés (v. C. com., art. R. 444-9) ;

• émoluments forfaitisés de formalités.

Le partage des émoluments proportionnels (art. 31.3). Par principe, 20 % des émoluments rémunèrent spécialement la partie de la charge correspondant à la rédaction de l’acte et sont attribués au détenteur de la minute et 80 % au prorata des intérêts représentés entre les notaires intervenants, y compris le détenteur de la minute.

Les règles particulières de partage des émoluments (art. 31.3.2). Il y a des règles particulières pour les ventes et cessions, tenues des comptes (tutelle…), liquidations et partages, prêts, adjudications amiables ou judiciaires, crédits-bails et actes d’acquisition par la SAFER.

La réduction des émoluments du notaire absent (art. 31.3.3). Le détenteur de la minute a droit à la moitié des émoluments du notaire participant lorsque ce dernier est absent et non représenté à la fois à la signature de l’avant-contrat authentique ou sous seing privé rédigé par un notaire et à la signature de l’acte définitif.

Honoraires de négociation (art. 31–4). L’honoraire rémunérant la négociation appartient au notaire négociateur. Sauf convention contraire, il se partage à parts égales si plusieurs ont la qualité de négociateurs.

C – Règles particulières applicables aux successions ouvertes avant le 23 mars 2007 (art. 32)

Le texte prévoit des règles dérogatoires dans le cas où il n’y a droit qu’à un seul émolument.

D – Cas d’application des dispositions contenues dans la seconde partie du règlement (art. 33)

Entre notaires appartenant à des compagnies du même conseil régional ou chambre interdépartementale, il est fait application du règlement de ce conseil ou chambre. À défaut de règlement, les dispositions de la seconde partie du nouveau règlement s’appliquent.

E – Difficultés d’interprétation (art. 34)

Toutes les difficultés d’interprétation, d’application et les cas non prévus au règlement sont soumis par les instances locales au CSN.