Insolite : Quand les notes de frais farfelues finissent au tribunal

Si vous avez déjà envisagé de glisser quelques factures de dépenses personnelles entre deux notes de frais de repas et d’hôtel remboursées par votre entreprise, soyez très précautionneux, car cela peut s’avérer plus coûteux en cas de redressement fiscal ou en cas de licenciement…

Les repas d’affaires en solitaire au club échangiste

Commençons notre dépouillement du tas de notes de frais dans la jurisprudence par une affaire de 2019 ayant récemment refait surface sur internet : un cadre commercial officiant sur la Côte d’Azur s’est vu licencier pour le motif suivant, comme l’indique sa lettre de licenciement : « Vous avez vous-même rédigé sept notes de frais sur un document sur lequel figure uniquement le tampon de cet établissement, pour un montant total de 303 € sur la période de décembre 2010 à mars 2011. Après vérifications, cet établissement est un club libertin et non un restaurant. » D’abord jugé abusif aux prud’hommes, le licenciement a été validé par la cour d’appel d’Aix-en-Provence avant d’être confirmé par la chambre sociale de la Cour de cassation, le 23 janvier 2019… La procédure précise par ailleurs que les repas d’affaires étaient en réalité des prix d’entrée avec consommation incluse pour un homme seul à chaque passage dans ce club, sur les heures de travail (en pleine après-midi) qui plus est…

Les primes auto-accordées, en frais et en espèces

Toujours en 2019 – la créativité en matière de notes abusives était à son comble dans l’Hexagone cette année-là semble-t-il –, la Cour de cassation a confirmé que la faute grave avait justement valu le licenciement et le refus de remboursement au directeur de la stratégie des achats qui s’était fait rembourser 4 185,48 € de retraits d’espèces sans le moindre justificatif, et qui avait pris soin d’inscrire lui-même la mention « prime » sur ses notes de frais pour s’approprier l’indemnité mensuelle de 600 € prévue par son contrat pour ses frais de déplacement. Cette gratification, auto-décernée bien que d’abord remboursée par l’employeur, fut jugée inopérante à justifier le bien-fondé du remboursement et du justificatif de la dépense…

Autre cas : celui de la directrice des ressources humaines ayant présenté, en l’espace de deux mois, d’une part la même dépense avec deux justificatifs différents pour obtenir deux fois un remboursement de 108 € (la facture et le reçu) ; et d’autre part, tenté de se faire rembourser 1 580 € de frais d’annulation d’une location de vacances, tentant de faire croire par la suite que la présentation de la note de frais était justifiée parce qu’elle avait dû annuler lesdites vacances pour remplir des obligations professionnelles (ce qui était faux). Licenciement pour faute grave confirmé par la Cour de cassation en 2014, la qualité de directrice des ressources humaines ayant aggravé la faute, et sans doute le fait qu’elle ait fait embaucher son compagnon et lui ait indûment payé des mois de salaire complets alors qu’il n’y avait travaillé qu’une semaine n’a pas dû aider son cas…

Attention cependant à ne pas crier victoire trop vite pour certains employeurs, ou plutôt à ne pas témoigner sa déception trop tôt au salarié trop gourmand… Alerté par son cabinet comptable d’une envolée des notes de frais, un employeur découvre que 90 % des excès sont le fait d’un seul salarié. Il lui écrit pour lui dire combien sa confiance est entamée dans un premier temps, puis le licencie pour faute grave, n’arrivant sans doute pas à finalement avaler la couleuvre… Trop tard ! Son premier courrier constituait déjà un avertissement, et les mêmes faits ne pouvant être sanctionnés deux fois, le licenciement est jugé sans cause réelle et sérieuse (Cass. soc., 3 févr. 2017, n° 15-11.433).

Le fisc, le yacht et le dentier

Passons maintenant au second domaine du droit concerné, celui des impôts, titillés lorsque c’est le patron lui-même qui tente de faire passer certaines dépenses pour des frais professionnels. Ici, ce n’est pas le licenciement mais le redressement fiscal qui est encouru… et la loi elle-même est créative puisque l’article 39, 4 du Code général des impôts précise que sont exclues des charges déductibles les dépenses de yachts et bateaux de plaisance… « sauf justification ». Une première société l’a démontré en 1978 en aménageant ses bureaux dans un yacht ! Et malgré la présence d’un marin à bord et un bateau « armé en plaisance » (à savoir aménagé et utilisé comme tel), le Conseil d’État (8 nov. 1978, n° 04233) a admis la déduction des frais engendrés par le bateau de luxe puisque celui-ci « n’a servi à aucun usage autre que celui d’agence locale de la société ». Le yacht et le jet-ski d’une société de location immobilière de prestige n’ont pas eu cette chance (CE, 20 mars 2020, n° 420842).

Plus modeste, l’administration fiscale, dans une réponse ministérielle, admet que les prothèses dentaires des professionnels en contact direct avec le public puissent constituer une dépense professionnelle (Rép. min. n° 94168, JOAN, 14 nov. 2006)…

Tour du monde des notes de frais excentriques

Notre petit dépouillement s’achève d’abord par un passage aux États-Unis, où bien entendu la justice fiscale semble avoir tout vu… En 1999, la Tax Court a ainsi refusé à un retraité du Nevada devenu romancier « de terrain » la déduction au titre de ses frais professionnels d’écrivain d’une dépense plus qu’insolite : 3 480 $ versés à des prostituées et à des maisons closes, présentés comme des « frais de documentation » pour l’écriture de son prochain livre sur le sujet. Quand bien même l’ouvrage a effectivement été publié, ces dépenses « si personnelles par nature » excluent toute déduction fiscale (Vitale v. Commissioner, T.C. Memo. 1999-131)… En 2009, c’est un avocat fiscaliste de 78 ans qui tenta de faire passer ses dépenses en prostituées et de contenus pornographiques pour des frais médicaux déductibles : l’usage qu’il en faisait lui servait apparemment de substitut au Viagra… c’est du moins ce qu’il tenta de faire avaler à l’administration fiscale de New York, argument retoqué par le juge faute de ….justificatif médical, type ordonnance ! (Halby v. Commissioner, T.C. Memo. 2009-204)

Achevons notre voyage au Royaume-Uni où, en 2009, la Chambre des communes a dû rendre publiques les notes de frais des députés britanniques, après avoir tenté, par plusieurs procédures, de se soustraire à la nouvelle obligation de transparence sur l’utilisation de l’argent public. Le scandale fut tel que le président de la Chambre des communes et cinq ministres durent démissionner, que 392 parlementaires furent contraints de rembourser environ 1,3 million de livres de notes de frais abusives et qu’une autorité de contrôle indépendante fut ensuite instituée. Au-delà des montages immobiliers, au cœur de l’affaire, on y découvrit quelques dépenses, graves comme dérisoires, mais succulentes pour l’amateur de droit insolite : des lunettes de WC, un presse-pantalon, une ampoule, une boîte de nourriture pour chien ou encore des paquets de biscuits…

Sans oublier ce député qui s’était fait rembourser 2 200 £ pour le nettoyage des douves de son manoir, somme qu’il a ensuite restituée, ni cet autre qui avait réclamé 1 645 £ pour une maison flottante destinée aux canards de son étang, que l’administration de la Chambre a tout de même refusé de lui rembourser…

Bonsoir !