a – Les principes du rattachement (CCH, art. R. 711-3)

Un syndic ou un administrateur provisoire disposant d’un compte de télédéclarant ne peut saisir des informations pour une copropriété dont il a la charge, sans que le teneur du registre n’ait au préalable procédé au rattachement de son compte de télédéclarant à cette copropriété14.

La première demande d’immatriculation des syndicats de copropriétaires créés avant le 1er janvier 2017 emporte demande simultanée de rattachement à son compte par le syndic ou l’administrateur provisoire.

Un arrêté doit fixer les informations et pièces justificatives fournies par les demandeurs pour justifier de leur qualité de représentant légal du syndicat.

b – Les effets de la cessation de représentation (CCH, art. R. 711-4)

La cessation des fonctions du représentant de la copropriété est génératrice d’obligations tant à son égard, qu’à celui du nouveau représentant et qu’à celui du teneur du registre.

Les obligations de l’ancien représentant. Lorsque son mandat n’est pas renouvelé par l’assemblée générale des copropriétaires ou qu’il y est mis fin par la nomination d’un administrateur provisoire, le syndic informe le teneur du registre de la fin de son mandat dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions.

Il doit en outre indiquer l’identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l’administrateur provisoire et transmet au teneur du registre, si les comptes ont été approuvés lors de cette même assemblée générale, les informations relatives à la mise à jour annuelle15.

Un syndic, après la fin de son mandat, ou un administrateur provisoire, après la fin de sa mission, ne peut transmettre au teneur du registre que les informations mentionnées aux deux premiers alinéas de l’article R. 711-4 du Code de la construction et de l’habitation, à savoir :

• la fin de son mandat ;

• l’identité et les coordonnées du nouveau syndic ou de l’administrateur provisoire et, si les comptes ont été approuvés, les informations relatives à la mise à jour annuelle des données essentielles relatives à la gestion et aux comptes et au bâti.

S’il transmet au teneur du registre les informations financières relatives à la gestion et aux comptes après la fin de son mandat ou de sa mission, celles-ci ne seront inscrites au registre qu’après confirmation par son successeur de leur conformité aux comptes approuvés par l’assemblée générale des copropriétaires.

Il conserve toutefois la faculté de consulter les données jusqu’à la réalisation du rattachement du nouveau représentant légal au syndicat de copropriétaires, ou au plus tard à l’expiration d’un délai d’un mois suivant la fin de son mandat ou de sa mission.

Le dernier représentant légal d’un syndicat de copropriétaires dissous peut, en outre, déclarer les informations relatives à la dissolution.

Les obligations du nouveau représentant. Le nouveau syndic effectue la demande de rattachement en fournissant le numéro d’immatriculation du syndicat de copropriétaires et les éléments justifiant de sa qualité de représentant légal du syndicat.

D’une manière générale, le décret précise que, lorsque à l’occasion du changement de représentant légal d’un syndicat de copropriétaires immatriculé, les données d’identification et les coordonnées du nouveau représentant légal n’ont pu être déclarées par son prédécesseur, le nouveau représentant légal, s’il ne possède pas de compte de télédéclarant, demande la création du compte et procède à la demande de rattachement en fournissant le numéro d’immatriculation du syndicat de copropriétaires qu’il représente, les informations et les justificatifs prévus par arrêté16.

Les obligations du teneur du registre. Le teneur du registre procède au changement de rattachement et informe le nouveau représentant légal du syndicat de copropriétaires et son prédécesseur de la date où celui-ci prend effet.

En cas d’irrégularité, constatée d’office ou suite à la contestation du changement de rattachement par le syndic sortant ou toute personne qui y a intérêt, le teneur du registre rejette la demande de rattachement.

c – Poursuite de la mission du représentant (CCH, art. R. 711-7)

Dans le cas d’un renouvellement de mandat ou d’une prolongation d’une mission d’administration provisoire, le syndic ou l’administrateur provisoire en informe le teneur du registre au plus tard dans un délai d’un mois suivant la fin du précédent mandat ou de la précédente mission.

a – Généralités (CCH, art. R. 711-9-I)

Lors de l’immatriculation initiale, le syndic ou l’administrateur provisoire ne déclare au registre que les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique, ainsi que les informations mentionnées au II de l’article L. 711-2 du Code de la construction et de l’habitation (v. supra).

b – Précision des données essentielles

Le décret précise la notion des données essentielles relatives à la gestion et aux comptes, ainsi qu’au bâti.

Les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes (CCH, art. R. 711-9-II et CCH, art. R. 711-9-V). Les données essentielles relatives à la gestion et aux comptes du syndicat sont les informations relatives à l’exercice comptable, le montant du budget prévisionnel, des provisions pour travaux, des dettes du syndicat à l’égard des fournisseurs et des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette excède un seuil fixé par arrêté du ministre chargé du Logement, la présence d’employés du syndicat s’il y en a. Les informations financières déclarées sont celles issues des comptes du dernier exercice comptable clos et approuvés par l’assemblée générale.

Les syndicats de copropriétaires n’étant pas tenu d’une comptabilité en partie double, ne sont pas tenus de fournir le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés.

Toutefois, lorsque à la date du 31 décembre 2016, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots, du 31 décembre 2017, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots et du 31 décembre 2018, pour les autres syndicats de copropriétaires, l’exercice comptable du syndicat des copropriétaires soumis à l’obligation d’immatriculation n’est pas achevé et qu’il s’agit de son premier exercice comptable, certaines des données essentielles relatives à la gestion et aux comptes, dont la liste est précisée par arrêté, ne sont pas requises pour l’immatriculation initiale.

Les données essentielles relatives au bâti (CCH, art. R. 711-9-III). Les données essentielles relatives au bâti sont le nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, le nombre d’ascenseurs, la période de construction et la nature du chauffage de l’immeuble.

c – Le délai de déclaration (CCH, art. R. 711-10)

Le syndic ou l’administrateur provisoire procède à la déclaration annuelle des données essentielles relatives à la gestion et aux comptes dans un délai de deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les compte de l’exercice clos ont été approuvés.

Les autres informations mentionnées sont actualisées par le représentant légal en exercice, au moment de la déclaration annuelle des informations financières, si leur contenu change.

a – L’immatriculation d’immeubles mis en copropriété (CCH, art. R. 711-11-I)

Lors de l’immatriculation des immeubles mis en copropriété, le notaire transmet au teneur du registre :

• les informations relatives au nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ;

• le cas échéant, le nom du syndic ;

• s’il en dispose, les autres informations mentionnées au II de l’article L. 711-2 et les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique ;

• les données essentielles relatives au bâti ;

• ainsi que les données d’identification du syndic provisoire.

b – L’immatriculation d’office (CCH, art. R. 711-11-II et CCH, art. R. 711-14)

Dans le cas de l’immatriculation d’office19, le notaire transmet au teneur du registre :

• les informations relatives au nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ;

• les coordonnées du syndic lorsque celui-ci a été désigné ;

• et, lorsqu’elles figurent dans les documents annexés à la promesse de vente, les autres informations et éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique ;

• s’il en dispose, les autres informations mentionnées au II de l’article L. 711-2 du Code de la construction et de l’habitation et les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique.

Lorsqu’une immatriculation d’office a été effectuée par le notaire, le teneur du registre met en demeure le syndic, si celui-ci est désigné, de déclarer les données d’identification, d’informations et pièces justificatives de leur qualité que le notaire n’a pu déclarer au registre. Le syndic ne déclare toutefois les informations essentielles relatives à la gestion et aux comptes que si les comptes de l’exercice clos précédant sa désignation ont été approuvés.

En cas d’absence de représentant légal au moment de l’immatriculation d’office, le syndic désigné ou l’administrateur provisoire nommé ultérieurement procède, dans un délai d’un mois à compter de sa désignation, aux formalités de création d’un compte et de demande de rattachement de l’article R. 711-6 du Code de la construction et de l’habitation.

c – Syndic provisoire non reconduit (CCH, art. R. 711-13)

Le syndic provisoire qui n’est pas confirmé par l’assemblée générale dans ses fonctions de syndic, déclare les données d’identification du représentant légal qui lui succède dans un délai d’un mois à compter de la désignation de celui-ci.

Lorsque le syndic désigné effectue la demande de rattachement en fournissant le numéro d’immatriculation du syndicat de copropriétaires, le teneur du registre vérifie la conformité de la demande avec les informations déclarées par le syndic provisoire.

Si le rattachement est contesté par le syndic provisoire ou toute personne qui y a intérêt, le teneur du registre demande les pièces justificatives, qui seront précisées par arrêté, fournies par les demandeurs pour justifier de leur qualité de représentant légal du syndic. En cas d’irrégularité, le teneur du registre annule le rattachement, et le cas échéant, supprime les déclarations indûment réalisées.

Le syndic déclare les données mentionnées au II de l’article L. 711-2, les données essentielles relatives au bâti et les éléments nécessaires à la caractérisation de son statut juridique que le notaire n’a pu déclarer au registre.

a – Le principe

Le nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant, le nom du syndic ainsi que les données essentielles relatives au bâti sont conservées sans limite de durée sauf en cas de disparition du syndicat.

b – L’atténuation au principe : une conservation limitée à trois ans

En cas de disparition du syndicat, les données sont conservées pendant une durée maximale de trois ans après la date de déclaration de disparition du syndicat.