Les défis et opportunités de la numérisation des RH à l’ère numérique

Publié le 18/03/2024
Les défis et opportunités de la numérisation des RH à l’ère numérique
Alena/AdobeStock

Au-delà de la révolution technologique, la digitalisation des ressources humaines comporte des enjeux humains et stratégiques qui redéfinissent le monde du travail. Quels sont les avantages et les inconvénients de cette numérisation ? Quels sont les risques et les précautions à prendre ?

La numérisation des ressources humaines (RH), également appelée la transformation numérique des RH, représente l’adoption et l’utilisation de technologies numériques pour optimiser les processus liés à la gestion des salariés au sein de l’entreprise. Elle peut passer par :

L’automatisation des processus administratifs

Elle passe par des logiciels spécialisés automatisant les tâches administratives telles que la gestion des dossiers des salariés (rappel des dates de visites médicales, échéance des formations obligatoires, suivi des dates de CDD, etc.), la gestion des fiches de paie, la gestion et le suivi des congés, la gestion des heures travaillées, la numérisation des dossiers des salariés, la signature électronique de documents, le partage de documents de travail et des agendas, etc.

Le recrutement en ligne

Les plateformes de recrutement en ligne, les réseaux sociaux professionnels et les logiciels de suivi des candidatures permettent aux RH de trouver et d’évaluer les candidats de manière plus efficace.

Les algorithmes de correspondance peuvent aider à filtrer les candidatures en fonction des critères spécifiques de l’entreprise.

De plus la numérisation du recrutement accroît l’e-réputation de l’entreprise et valorise la marque employeur.

La formation et le développement des compétences

Les plateformes d’apprentissage en ligne permettent de dispenser aux salariés des formations personnalisées en fonction de leurs besoins individuels, de développer leurs compétences et suivre leur parcours professionnel.

La gestion des performances

Les outils de gestion des performances aident les RH à suivre les objectifs des salariés, à évaluer leurs performances et à fournir des commentaires réguliers.

Ces outils peuvent également faciliter la mise en place de processus d’évaluation à 360 degrés et d’objectifs SMART (objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels).

La communication interne

Les plateformes de communication interne, telles que les chatbots, les intranets, les forums en ligne et les applications de messagerie d’entreprise, facilitent la communication entre les salariés et les différents services de l’entreprise.

Elles favorisent la collaboration, surtout dans les environnements de travail à distance, en constante augmentation.

L’analytique RH

Les données collectées par les systèmes de gestion des RH peuvent être analysées pour fournir des informations précieuses sur les tendances en matière de recrutement, de turnover et fidélisation, de performances et d’engagement.

La culture d’entreprise et la marque employeur

Les plateformes numériques renforcent la culture d’entreprise en partageant des valeurs, des succès, des événements internes, etc.

Elles peuvent également servir à recueillir des feedbacks réguliers des salariés, favorisant ainsi leur implication et fidélisation.

Une cantine 2.0

Et pourquoi pas une cantine numérique, de plus en plus répandue face à la multiplication des horaires de travail flexibles ou atypiques : applications de consultation et sélection du repas et du créneau horaire à la cantine d’entreprise, commande et livraison de repas dans les espaces de pause de l’entreprise, frigos ou vitrines connectés, etc.

La digitalisation des ressources humaines est devenue aujourd’hui indispensable !

• Amélioration de l’efficacité, de la productivité et de la qualité des RH, réduction des tâches administratives et des délais de traitement ;

• Gain de temps pour les salariés dans la formulation de leurs demandes, facilitation de l’accès à l’information et au suivi de leurs demandes ;

• Optimisation du recrutement, accélération des processus de recrutement et réduction des coûts associés ;

• Facilitation de l’accès à la formation continue et au développement des compétences, réduction des coûts de formation ;

• Amélioration de l’efficacité de la gestion des objectifs et feedbacks ;

• Facilitation de la gestion des salariés en télétravail ou travail hybride, maintien d’une cohésion d’équipe, d’un lien social et de la culture d’entreprise ;

• Amélioration de l’adaptabilité aux changements et de la flexibilité des RH ;

• Etc.

La numérisation permet ainsi aux ressources humaines d’améliorer « l’expérience employé » tout au long de son parcours dans l’entreprise, de renforcer la satisfaction, la motivation et la fidélisation des salariés en favorisant un environnement de travail dynamique et innovant et en renforçant leur autonomie par un accès libre et facilité à l’information et aux services.

Elle est un outil indispensable de l’optimisation et de l’amélioration la qualité de vie et des conditions de travail. Amélioration de l’accès aux informations, de la communication entre services, diminution des erreurs de saisie et des oublis, temps de transmission et de réponses, facilitation du télétravail, contribuent grandement au bien-être des salariés, diminuant ainsi le stress au travail, l’absentéisme, le turnover, etc.

La collecte, l’analyse et la visualisation des données sont facilitées, permettant ainsi aux RH d’accéder rapidement aux informations utiles pour simplifier leur organisation et prendre des décisions éclairées.

Ce n’est toutefois pas sans compter certains risques à prendre en compte, liés notamment à la sécurité des données, aux biais algorithmiques, à la résistance au changement et à la déshumanisation des interactions.

• La collecte, le traitement et le stockage des données personnelles des candidats à l’embauche et des salariés peuvent entraîner des risques en matière de confidentialité et de sécurité des données. Attention au respect des règles du RGPD et à la cybercriminalité !

• L’utilisation d’algorithmes dans les processus de recrutement, de sélection et d’évaluation des salariés peut entraîner des biais inconscients et des discriminations. L’ordinateur risque de méconnaître des aspects juridiques que l’humain maîtrise !

• Une utilisation excessive des technologies numériques peut entraîner une perte de l’aspect humain dans les relations professionnelles et une déshumanisation des RH. Il est essentiel de maintenir un équilibre entre l’automatisation des processus et le maintien de la communication et de l’empathie humaines !

• La mise en œuvre de nouveaux systèmes et outils numériques peut rencontrer une résistance de la part des salariés qui peuvent craindre pour leur emploi ou leur vie privée. Rassurer les salariés face à l’utilisation des nouvelles technologies est indispensable !

• Avec la montée en puissance des technologies numériques, il existe un risque de perte de compétences traditionnelles liées à la gestion des ressources humaines, telles que les compétences en communication interpersonnelle, en résolution de problèmes et en prise de décision humaine…

• Enfin, tout le monde n’a pas un accès égal aux technologies numériques, ce qui peut créer des inégalités en termes d’accès à l’emploi, de développement professionnel et d’engagement des salariés. Il est important de veiller à ce que la numérisation des RH soit inclusive et accessible à tous.

Il est dès lors indispensable de prendre ces défis en considération et de mettre en place des mesures appropriées pour atténuer ces risques tout en maximisant les avantages de la transformation numérique des RH.

Vous l’aurez compris, les RH doivent s’appuyer sur la numérisation mais ne pas en dépendre !

Alors comment mettre en œuvre la digitalisation des processus RH en quelques étapes ?

1. Analyser les processus existants :

Évaluer les processus RH actuels pour identifier les domaines qui pourraient bénéficier de la digitalisation : recrutement, effectifs, contrats de travail, formation, paie, gestion des compétences, etc.

2. Définir des objectifs clairs :

Identifier les objectifs à atteindre grâce à la digitalisation des processus RH : amélioration de l’efficacité, automatisation des tâches, réduction des délais de traitement, réduction des coûts, amélioration de l’expérience employés, etc.

3. Sélectionner les bons outils numériques :

Rechercher et choisir les outils répondant le mieux aux besoins : logiciels de gestion des RH, plateformes de recrutement en ligne, systèmes de gestion de la paie, solutions de gestion des talents, plateformes de formation en ligne, plateformes de travail collaboratif, etc.

4. Impliquer les parties prenantes : responsables et gestionnaires RH, salariés, représentants du personnel, etc.

5. Former le personnel à l’utilisation des nouveaux outils et processus.

6. Intégrer les données et les systèmes existants et/ou adopter des solutions compatibles entre elles.

7. Sécuriser les données personnelles des salariés : utilisation de pare-feu, de chiffrement des données, de contrôles d’accès, respect des règles du RGPD, etc.

8. Suivre et évaluer les progrès réalisés par rapport aux objectifs définis, ajuster les stratégies si nécessaire, collecter des retours d’information auprès des utilisateurs pour identifier les domaines d’amélioration potentiels.

9. Promouvoir une culture de l’innovation :

Encourager une culture d’innovation et d’adaptabilité au sein de l’entreprise pour favoriser l’adoption continue de nouvelles technologies et l’amélioration des processus RH.

Plan
X