La liste des documents devant être mis à disposition sur l’intranet de la copropriété est connue

Publié le 19/07/2019

Présentation du décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne.

Alors que l’idée de réformer et codifier le droit des copropriétés par voie d’ordonnances était bien ancrée, la question de savoir si des mesures pouvaient être adoptées dans le cadre de l’adoption de la loi ELAN a été posée. Finalement, la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique1, si elle confirme la réforme à venir du droit des copropriétés par ordonnances, ne se prive pas d’impacter, entre autres domaines, la matière, notamment en précisant les obligations pesant sur le syndic de copropriété.

Ainsi, notamment, l’article 205 de la loi ELAN est venu compléter l’obligation du syndic professionnel de proposer un intranet aux copropriétaires mise en place par la loi ALUR. En effet, la loi du 24 mars 2014 pose le principe selon lequel le syndic professionnel doit proposer, dès le 1er janvier 2015, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés. Cet accès doit être différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.

Restait à savoir précisément quels étaient les documents concernés par cette obligation. La loi ELAN a utilement précisé qu’un décret devait venir préciser la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé2.

C’est chose faite avec le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne, publié le 24 mai 2019.

Liste minimale des documents accessibles à l’ensemble des copropriétaires (article 1)

Le décret prévoit que la liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble, mis à disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé accessible à l’ensemble des copropriétaires, est la suivante :

  • règlement de copropriété, état descriptif de division et actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;

  • dernière fiche synthétique de la copropriété ;

  • carnet d’entretien de l’immeuble ;

  • diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;

  • contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité ;

  • contrats et marchés en cours, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;

  • contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;

  • procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;

  • contrat de syndic en cours.

Liste minimale des documents accessibles au seul copropriétaire pour son lot (article 2)

Le décret prévoit que la liste minimale des documents relatifs au lot d’un copropriétaire, mis à sa seule disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé, est :

  • compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale annuelle ;

  • montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;

  • le cas échéant, montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale annuelle ;

  • avis d’appel de fonds des trois dernières années.

Liste minimale des documents accessibles aux seuls membres du conseil syndical (article 3)

Le décret prévoit que la liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble mis à disposition par le syndic professionnel dans l’espace en ligne sécurisé accessibles aux seuls membres du conseil syndical, pour l’exercice de leurs missions d’assistance et de contrôle3, est :

  • balances générales des comptes, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;

  • le cas échéant, relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;

  • assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré ;

  • liste de tous les copropriétaires ;

  • carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

Le décret a prévu de laisser le temps aux syndics de copropriété de s’organiser, cette obligation n’entrant en vigueur qu’à compter du 1er juillet 2020 (article 4), si les copropriétaires n’ont pas dispensé le syndic professionnel de cette obligation. En effet, l’article 18 de la loi de 1965 fixant le régime juridique des copropriétés autorise l’assemblée générale à la majorité de l’article 25 d’exonérer le syndic de cette tâche.

Notes de bas de pages

  • 1.
    Pour une présentation de la loi ELAN, v. Battistini P., La loi ELAN décryptée pour les professionnels de l’immobilier, 15 fiches pour appréhender les nouveautés majeures de cette réforme, 2019, Gualino, Droit en Poche ; Battistini P., Logement social, Construction, Urbanisme… ce que change la loi ELAN, 21 fiches pour décrypter la réforme, 2019, Gualino, Droit en Poche.
  • 2.
    Art. 8, I, in fine, mod., L., 1965.
  • 3.
    L., 10 juill. 1965, art. 21.
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