Le coronavirus et la digitalisation forcée des outils de travail

Publié le 17/04/2020 - mis à jour le 20/04/2020 à 10H00

Impactées directement par les mesures de prévention qui visent à contrer la pandémie du Covid-19, les entreprises ont dû accélérer, en quelques jours seulement, la digitalisation de leurs espaces collaboratifs. Pour Daniel Piana, responsable de l’activité innovation et transformation digitale chez Magellan Consulting et spécialiste du « modern digital workplace », il y aura un avant et un après Covid-19 dans le mode d’organisation des entreprises.

Les Petites Affiches : Qu’est-ce que le « modern digitial workplace » ?

Daniel Piana : C’est un terme finalement assez récent. Il est arrivé dans les discussions de l’ensemble des équipes digitales ces dernières années. L’idée c’est de jouir d’un environnement de travail qui soit non lié au lieu physique et qui puisse être accessible de façon sécurisée à partir de n’importe quel réseau, lieu, bâtiment et poste de travail : PC, Mac, téléphone ou tablette. On doit pouvoir atteindre toutes les informations utiles à l’entreprise, tous les applicatifs standards utiles tous les jours comme le portail intranet, l’environnement Mac ou Windows, les outils de visioconférence, les réseaux sociaux d’entreprise ou encore les espaces projets, et ce depuis n’importe où.

Derrière cette variété d’accès il faut aussi faire en sorte que l’utilisateur du poste de travail puisse être le plus autonome possible dans ses usages au quotidien. Il ne doit pas être systématiquement obligé de rapporter son PC à une équipe IT pour faire des petites réparations. Il faut donner toutes les clés à l’utilisateur pour comprendre son environnement de travail et faire en sorte qu’il puisse résoudre environ 80 % des problèmes qu’il rencontre en s’appuyant sur des outils en self-service.

D’une manière générale, le modern digital workplace vise à réduire le TCO, c’est-à-dire le coût de rétention global du poste de travail en essayant de le simplifier d’un point de vue hardware mais surtout software et support.

LPA : L’utilité du « modern digital workplace » c’est donc de pouvoir travailler normalement, à distance, même en période de confinement ?

DP : C’est effectivement une des conséquences du modern digital workplace. Même s’il faut bien reconnaître que cela n’a pas été pensé pour une période de confinement comme on la vit actuellement. Les équipes digitales workplace étaient visionnaires mais pas à ce point-là… Mais il est vrai que notre travail prend tout son sens en ce moment.

En tant que consultant, on voit grâce au panel d’entreprises avec lequel on est amenés à travailler des différences majeures entre les secteurs d’activité, et même à l’intérieur d’un secteur. On a des PME qui sont déjà entièrement disposées à travailler à distance et d’autres, sur un secteur similaire, qui sont encore sur des postes de travail fixes. Les disparités sont nombreuses.

LPA : Pour quels outils de travail à distance êtes-vous le plus sollicités en ce moment ?

DP : Pour reprendre l’exemple de Magellan, lorsque le confinement a commencé l’alerte générale a été donnée, à l’instar de toutes les entreprises, avec une cellule de crise dédiée. Elle a dû s’assurer que l’ensemble de nos collaborateurs était en capacité de travailler même dans ces conditions particulières. Ça s’est traduit par un usage très important de ce modern digital workplace et de certaines applications, notamment les plus utilisées : les espaces collaboratifs au sens large. Il y a d’abord la messagerie évidemment, mais également les réseaux sociaux d’entreprise, les groupes de travail, la visioconférence et les espaces de projets collaboratifs.

Fort heureusement aujourd’hui on peut se reposer sur des outils qui sont présents sur le marché depuis une dizaine d’années et sur lesquels on peut s’appuyer pour aider nos clients à traverser cette période le mieux possible. On a évidemment la galaxie GAFAM (Google, Apple, Facebook, Amazon, Microsoft) d’une manière générale, ou des pures players comme Slack ou Zoom. Mais deux d’entre eux se détachent en particulier : Microsoft et Google. Ils proposent tous les deux une suite complète spécifique pour leurs utilisateurs et ont fait évoluer leurs propositions de services. Pour faire simple, pendant quelques mois (3 pour Google, 6 pour Microsoft), ils offrent la possibilité de fournir davantage de services par rapport à l’offre existante ou apportent la gratuité à la première offre de services.

L’intérêt à court terme pour ces géants du numérique est de faciliter bien sûr la vie des entreprises mais aussi de mettre le pied à l’étrier à des entreprises qui étaient encore très frileuses sur ce type de technologies. Des acteurs français sont eux aussi positionnés sur ce secteur : Jamespot, Talkspirit, Whaler ou encore Jalios.

LPA : Peut-on déjà dire qu’il y aura un avant et un après Covid-19 pour la digitalisation des entreprises ?

DP : Chez Magellan on évalue la maturité digitale de nos clients, grands groupes comme PME, pour mettre en place ensuite des stratégies qui visent à déployer des outils collaboratifs, des leviers technologiques pour les activités cœur métier, ou encore faire évoluer les cultures. Ce dont on se rend compte, c’est qu’il y a de grandes différences. On a des entreprises, y compris certains de nos cabinets de notaires ou d’avocats, qui étaient très largement lancées dans le collaboratif et la mobilité. Ces entreprises-là connaissent certes un coup dur aujourd’hui avec un travail à distance total forcé, mais leur marche à franchir se positionne dans un chemin déjà largement balisé. Pour elles, l’élan était donné, il a fallu simplement, bien que ce soit difficile parfois, accélérer la mise en œuvre de cette démarche. A contrario, on a des entreprises qui elles étaient jusqu’à présent très craintives par rapport à la mobilité, la sécurité des données dans le cloud et se retrouvent en grande difficulté avec le confinement. Pour ces entreprises, il faut qu’on mette en place en quelques jours seulement les briques minimums technologiques pour exploiter des espaces collaboratifs, partager des documents, l’information et tout simplement travailler. Par la suite, on les accompagnera sur quelques semaines ou quelques mois pour faire évoluer leurs habitudes, leur culture interne, pour qu’ils puissent s’approprier toutes ces nouvelles technologies.

Il est évident que les directions générales des entreprises vont s’assurer que la base de leurs infrastructures pourra encaisser, dans le futur, un nouvel épisode tel que le coronavirus. On peut ainsi faire un parallèle avec la cybersécurité. Tant qu’une entreprise n’a pas été attaquée frontalement par des hackers, elle ne voit pas vraiment l’utilité de la cybersécurité, elle regarde ça de loin en se disant « nous, ça ne nous arrivera pas ». Et ce jusqu’au jour où elle est attaquée et que certaines de ses données sont volées et dévoilées. C’est à ce moment-là alors qu’on met un budget conséquent sur la table. Cette problématique, toujours actuelle, c’est celle aussi aujourd’hui du modern digital workplace.

LPA : Quelles sont encore les principales réticences face au modern digital workplace ?

DP : Globalement, on peut cibler deux éléments : la sécurité des données et la culture managériale de l’entreprise concernée. La dimension culturelle est prédominante par rapport à l’appropriation des leviers digitaux et des avantages qu’on peut en tirer.  De ce fait, on a des cultures internes qui vont générer des appréciations très différentes sur le cloud. On a des industriels qui ont déjà tout basculé dans le cloud parce qu’ils estiment que la sécurité de leurs informations est mieux gérée par des acteurs dont c’est le métier. Et d’autres, qui au contraire, préfèrent faire confiance à leurs équipes internes plus qu’aux éditeurs spécialisés. Cette réflexion est encore très ancrée chez certains de nos clients. Ils perçoivent comme très risqué la dispersion de leurs données et informations sur des environnements tiers (malveillance étatique ou concurrentielle, notamment). Cette logique, que l’on peut comprendre et dont la pertinence doit être analysée au cas par cas, est un frein très important dans la mise en place des usages en mobilité.

Pour ces clients, on peut proposer une « ségrégation » de ces usages. On leur soumet ainsi l’idée de conserver de façon classique les informations qu’ils estiment essentielles. Et de basculer, en revanche, leurs usages et échanges quotidiens sur un espace partagé sans mettre en danger la sécurité de l’entreprise. Cette bascule n’est alors possible qu’à condition d’accompagner et de former comme il se doit les collaborateurs à ces nouveaux outils, aux usages et aux critères de sécurité associés. C’est un modèle à double entrée en quelque sorte que l’on soumet et qui leur permet de réaliser à peu près 80 % de leurs tâches habituelles.

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Référence : LPA 17 Avr. 2020, n° 153b1, p.3

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