Guichet unique : la procédure de secours prolongée jusqu’au 31 décembre 2023

Depuis le 1^er janvier 2023 le guichet unique est obligatoire pour réaliser l’ensemble des formalités des entreprises. À la suite des nombreux dysfonctionnements et afin de permettre la continuité du service, un arrêté du 17 février 2023 permettait de recourir à nouveau à Infogreffe, à titre dérogatoire, pour les formalités de modification, de cessation et de dépôts d’actes et ce jusqu’au 30 juin 2023. Un arrêté du 27 juin 2023, publié au Journal officiel du 29 juin, vient prolonger cette procédure de secours jusqu’au 31 décembre 2023. Pamela Cohen, directrice Formalités juridiques au sein de Lextenso, revient pour Actu-Juridique sur les avancées qu’il y a eu depuis sa mise en place du guichet unique ainsi que sur les difficultés qui persistent.

Actu-Juridique : L’arrêté du 27 juin 2023 modifiant l’arrêté du 28 décembre 2022 est paru au JO que prévoit-il ?

Pamela Cohen : Le décret a pour objet de prolonger la solution de secours – et donc l’utilisation d’Infogreffe – pour les formalités non fonctionnelles sur le guichet unique, et ce jusqu’au 31 décembre 2023 au plus tard. Il s’agit d’une procédure dérogatoire qui permet la continuité du service.

AJ : Depuis la mise en place du guichet unique, quel est votre retour d’expérience ?

Pamela Cohen : Nous sommes conscients de l’enjeu que représente le guichet unique pour la simplification et la modernisation de la transmission des formalités, raison pour laquelle nous collaborons avec l’INPI et les greffes des tribunaux de commerce dans le but d’atteindre l’objectif d’une plate-forme stable et 100 % opérationnelle au plus vite. Nous leur faisons part ainsi immédiatement des difficultés afin qu’une solution soit trouvée dans les meilleurs délais. Nous saluons les efforts et les progrès réalisés par l’INPI et la mission interministérielle pour mettre en place ce service innovant et ambitieux.

La mise en place du guichet unique ne s’est certes pas faite sans heurts, raison pour laquelle une procédure de secours a été mise en place en février et prolongée en ce mois de juin. Nous rencontrons quotidiennement des difficultés et des dysfonctionnements qui compromettent la qualité du service que nous rendons à nos clients. C’est pour cela que nous remercions l’ensemble des valideurs d’avoir participé à la prolongation des procédures de secours accompagnant la mise en place du guichet unique des formalités.

Toutefois, sur l’ensemble des formalités transmises via le guichet unique, nous constatons une nette amélioration au niveau des délais de transmission de dossier même s’il nous arrive régulièrement de demander à l’INPI d’intervenir sur des dossiers non réceptionnés par les greffes.

AJ : À ce jour quelles sont les formalités que vous transmettez via le guichet unique et quelles sont les difficultés persistantes ?

Pamela Cohen : Depuis le 1^er janvier 2023 le guichet unique — formalites.entreprises.gouv.fr — est seul compétent pour recevoir les dossiers d’immatriculation de société. Les difficultés que nous rencontrons concernent les dossiers d’immatriculation de certaines formes de société non encore prévues par le guichet unique, ou des difficultés liées à des dysfonctionnements de la plate-forme.

Nous transmettons également l’ensemble des dépôts de comptes annuels ; les difficultés liées à la transmission de ces dossiers sont mineures et des solutions sont proposées à nos clients pour ces exceptions.

AJ : Quelles sont les exceptions dont vous faites part et quelle solution proposez-vous à vos clients ?

Pamela Cohen : Notre principal objectif est de limiter les impacts pour nos clients et de leur apporter des solutions pour tous les dossiers de formalités qu’ils nous confient.

Pour les immatriculations, le guichet unique n’a pas encore prévu l’immatriculation des sociétés de placement collectif type SICAV. Nous sommes en attente d’une date de déploiement de cette forme de société sur le guichet unique. Dans l’attente, la solution apportée est notamment de constituer les dossiers en voie papier (originaux signés) auprès des chambres de commerce et d’industrie. Toutefois, cette solution peut engendrer des délais de traitement plus longs et nécessite des documents originaux signés, la signature électronique des actes constitutifs de ces formes de sociétés n’est donc pas recommandée à ce jour.

Les difficultés rencontrées concernent également les immatriculations de succursales pour lesquelles nous constatons notamment des discordances entre la plate-forme et les greffes.

Chaque dysfonctionnement fait l’objet d’échanges auprès de l’INPI et de la mission interministérielle dont l’objectif est d’apporter une solution à l’ensemble des dossiers bloqués.

Concernant les dépôts de compte annuels, nous pouvons rencontrer des difficultés essentiellement sur certains dépôts de comptes annuels consolidés, des difficultés liées à la non-réception par les greffes des dossiers transmis par le guichet unique, ou de poids des pièces jointes non supporté par la plate-forme. Nous pallions ces difficultés en transmettant ces dossiers par envoi papier directement auprès des greffes. La limite à cette solution réside dans le fait d’avoir une version originale signée des actes à déposer.

AJ : Rencontrez-vous également des difficultés liées au suivi des dossiers transmis via le guichet unique ?

Pamela Cohen : Nous sommes en attente d’un développement concernant les notifications sur l’état d’avancement des dossiers.

À ce jour, tous les actes de récépissé de dépôt de compte, K-Bis, récépissé de dépôt d’actes, bénéficiaires effectifs, sont délivrés de différentes façons par les greffes (mails, courrier ou via le guichet unique). Des solutions sont en cours de déploiement par les greffes des tribunaux de commerce pour permettre de récupérer de manière dématérialisée les documents post formalité. Nous sommes quotidiennement en contact avec les greffes et l’INPI afin d’assurer le suivi le plus précis des dossiers en cours de traitement.

AJ : Qu’en est-il des formalités de modification ?

Pamela Cohen : Il a été décidé par l’INPI d’ouvrir sur le guichet unique les formalités de modifications des personnes morales à compter d’aujourd’hui. Afin de sécuriser le traitement de ces dossiers, nous nous engageons à poursuivre les tests des nouvelles fonctionnalités du guichet unique, l’objectif étant de les valider avant transmission des flux. En attendant cette validation les solutions de secours seront utilisées de manière prioritaire afin de sécuriser au mieux le traitement des formalités.