Présentation de l’arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé « registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires » pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du CCH

Publié le 22/12/2016

L’arrêté du 10 octobre 2016 parachève le régime du registre national d’immatriculation des copropriétés instauré par la loi Alur et précisé par le décret n° 2016-1167 du 26 août 2016.

Après la loi Alur de 2014 et le décret n° 2016-1167 du 26 août 2016, l’arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé : « Registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires » pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du Code de la construction et de l’habitation (CCH)1 présente la dernière étape dans le processus d’immatriculation des copropriétés en indiquant le teneur chargé de l’administration du registre (I) et en précisant les régimes de la création des comptes de télédéclarants (II), des demandes de rattachement du compte à la copropriété (III), des données essentielles à transmettre (IV) et de leur conservation (V), de la consultation des registres (VI), ainsi que de la modification des données (VII) et enfin des droits d’accès de rectification et d’opposition (VIII).

I – Le teneur du registre (art. 1, 2 et 6)

À compter du 1er novembre 2016, le teneur du registre d’immatriculation est l’Agence nationale de l’habitat.

Par ailleurs, l’arrêté précise que le cahier des charges détaillant les spécifications du fichier de transmission de données de l’article R. 711-8 du CCH figure à l’annexe 8 consultable sur le site internet du registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires, à l’adresse www.registre-coproprietes.gouv.fr.

II – Création de comptes de télédéclarants (art. 3)

L’arrêté fixe les éléments nécessaires d’identification tant pour la création d’un compte par le représentant légal de la copropriété que par un notaire.

A – Création du compte par le représentant légal de la copropriété

Une fois les éléments d’identifications fournis, le télédéclarant pourra activer son compte.

1 – Éléments d’identification

Les éléments d’identification devant être fournis par le représentant légal du syndicat de copropriétaires en vue de la création du compte de télédéclarant2 sont fixés par l’annexe 1 de l’arrêté tant pour le syndic professionnel (y compris administrateur provisoire ou organisme HLM exerçant une fonction de syndic) que non professionnel.

a – Syndic professionnel

Les éléments d’identification devant être fournis pour la création d’un compte de télédéclarant syndic professionnel sont les informations :

  • sur l’établissement (numéro de SIRET) ;

  • spécifiques aux organismes exerçant une fonction de syndic (non obligatoire pour les HLM) : numéro de carte professionnelle, numéro de récépissé de déclaration préalable pour un établissement secondaire ;

  • sur le représentant légal pour le siège ou le dirigeant de l’établissement : civilité, courriel, numéro de téléphone ;

  • facultatives sur le certificat utilisé pour les appels en webservice.

b – Syndic non professionnel

Les éléments d’identification devant être fournis pour la création d’un compte de télédéclarant syndic non professionnel sont les informations :

  • sur le télédéclarant : civilité, courriel, numéro de téléphone ; adresse postale ;

  • facultatives sur le certificat utilisé pour les appels en webservice.

2 – Activation du compte

Dès réception des éléments d’identification, le teneur du registre crée un compte inactif.

Pour disposer d’un compte actif, le demandeur doit définir son mot de passe, puis activer son compte avec un code envoyé par le teneur du registre à l’adresse postale fournie, dans les deux mois suivant la demande. Passé ce délai, le compte inactif est supprimé.

Puis, le télédéclarant accède à son compte par son adresse électronique et son mot de passe.

Il peut modifier les données du compte à tout moment, à l’exception de sa civilité, son nom et son prénom. En cas de modification nécessaire de ces informations, il en formule la demande au teneur du registre, qui peut demander une pièce justificative pour procéder à la modification.

B – Création du compte par un notaire

La liste des éléments d’identification devant être fournis par le notaire pour être habilité à accéder au registre sont précisés par l’annexe 2 de l’arrêté.

Ainsi, les données à renseigner par les notaires pour accéder au registre des copropriétés lors de la première connexion au système d’information du registre des copropriétés, par le biais du certificat d’authentification contenues dans le matériel dénommé « clé Real », sont :

  • les civilités, nom et prénom de l’utilisateur de l’office notarial ;

  • l’adresse électronique de l’utilisateur de l’office notarial ;

  • le n° de SIRET de l’office notarial ;

  • un numéro de téléphone de l’office notarial.

Puis, lors des connexions suivantes, les données d’authentification, envoyées au système d’information du registre des copropriétés par le biais du certificat d’authentification, contenues dans le matériel dénommé « clé Real ».

III – Demande de rattachement (art. 4)

Lors de la demande de rattachement, le télédéclarant doit fournir un certain nombre d’informations fournies dont les pièces justificatives sont contrôlées par le teneur du registre.

A – Les informations à fournir

Les informations, précisées par l’annexe 3 de l’arrêté, devant être fournies pour la demande de rattachement du compte du télédéclarant à la copropriété3, diffèrent selon la qualité du télédéclarant qui réalise les formalités et le profil du télédéclarant concerné par le rattachement.

1 – Par le représentant légal lors de l’immatriculation initiale ou lorsqu’il n’a pas été déclaré par le prédécesseur

Les informations concernées sont :

  • la nature du rattachement demandé ;

  • relatives à la pièce justificative : nom et type (contrat, PV, ordonnance) ;

  • la date de début du mandat en cours (contrat ou PV de l’assemblée générale pour un syndic) ou de la mission en cours (ordonnance de nomination pour un administrateur provisoire) ;

  • la date de fin du mandat en cours (contrat ou PV de l’assemblée générale pour un syndic) ou de la mission en cours (ordonnance de nomination pour un administrateur provisoire).

2 – Par le syndic ou l’administrateur provisoire renouvelant son mandat ou sa mission

Les informations concernées sont :

  • la date de début du mandat renouvelé (contrat ou PV de l’assemblée générale pour un syndic) ou de la mission prolongée (ordonnance de nomination pour un administrateur provisoire) ;

  • la date de fin du mandat renouvelé (contrat ou PV de l’assemblée générale pour un syndic) ou de la mission renouvelée (ordonnance de nomination pour un administrateur provisoire).

3 – Par le syndic ou l’administrateur provisoire déclarant son successeur

Les informations concernées sont :

  • la date de fin du mandat ou de la mission en cours du représentant légal déclarant son successeur (ordonnance de nomination pour un administrateur provisoire ; contrat ou PV de l’assemblée générale pour un syndic) ;

  • la nature du rattachement du prochain représentant légal (administration provisoire ou non) ;

  • concernant le successeur : professionnel (raison sociale, et les civilité, nom et prénom du représentant légal de la société ou du dirigeant de l’établissement) ou bénévole (civilité, nom et prénom) ; adresse électronique ou à défaut postale.

4 – Par le syndic ou l’administrateur provisoire confirmant le rattachement du dossier d’immatriculation d’une copropriété à son compte de télédéclarant suite à la déclaration réalisée par son prédécesseur, sauf si ce dernier est le syndic provisoire de la copropriété

Les informations concernées sont :

  • la date de fin du mandat ou de la mission en cours (ordonnance de nomination pour un administrateur provisoire ; contrat ou PV de l’assemblée générale pour un syndic) ;

  • la date de début du mandat ou de la mission en cours (ordonnance de nomination pour un administrateur provisoire ; contrat ou PV de l’assemblée générale pour un syndic) ;

  • la nature du rattachement du prochain représentant légal (administration provisoire ou mandat de syndic).

5 – Par le représentant légal de la copropriété suite à la déclaration par le syndic provisoire ou à sa désignation par le notaire lors d’une immatriculation d’office

Les informations concernées sont :

  • la nature du rattachement demandé (administration provisoire ou non) ;

  • relatives à la pièce justificative : nom et type (contrat, PV, ordonnance) ;

  • la date de début du mandat en cours pour un syndic (contrat ou PV AG) ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire (ordonnance) ;

  • la date de fin du mandat en cours pour un syndic (contrat ou PV AG) ou de la mission en cours pour un administrateur provisoire (ordonnance).

B – Les pièces justificatives

Le teneur du registre utilise ou exploite les données contenues dans les pièces justificatives fournies par le syndic ou l’administrateur provisoire exclusivement aux fins du contrôle4.

1 – Syndic

Pour un syndic, il s’agit du contrat de syndic signé des représentants du syndicat de copropriétaires et du syndic ou le procès-verbal signé de l’assemblée générale le désignant comme syndic de la copropriété, ou à défaut une copie certifiée conforme dudit procès-verbal.

Dans le cas d’une gestion en syndicat coopératif, le procès-verbal signé ou certifié conforme de l’assemblée générale désignant les membres du conseil syndical, d’une part, et le procès-verbal signé ou certifié conforme du conseil syndical ayant élu en son sein le syndic, d’autre part.

2 – Administrateur provisoire

Pour un administrateur provisoire, il s’agit de l’ordonnance de désignation.

IV – Les données essentielles à transmettre (art. 5)

L’arrêté précise les données essentielles à transmettre tant dans le cadre d’une immatriculation initiale ou de la mise à jour annuelle, que dans celui d’une copropriété non soumise à la comptabilité en double partie, de la disparition de la copropriété ou encore d’une immatriculation d’une nouvelle copropriété ou d’office.

A – Immatriculation initiale et mise à jour

Les données que le syndic ou l’administrateur provisoire est tenu de fournir lors de l’immatriculation initiale et lors de la mise à jour annuelle du dossier d’immatriculation5 sont précisées par l’annexe 4 de l’arrêté. Elles sont relatives aux données d’identification de la copropriété, aux procédures en cours, ainsi qu’aux données financières et techniques.

1 – Identification de la copropriété

Il s’agit des données relatives :

  • au nom de la copropriété ;

  • à l’adresse de référence (adresse figurant au règlement de copropriété) ;

  • aux adresses complémentaires facultatives (autres adresses figurant au règlement de copropriété) ;

  • aux références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété (obligatoire uniquement lorsque l’adresse est provisoire ou non localisée) ;

  • à la date du règlement de copropriété ;

  • au n° SIRET du syndicat de copropriétaires le cas échéant (s’il existe, numéro d’identité du syndicat de copropriétaires) ;

  • au statut du syndicat de copropriétaires (résidence-service, syndicat coopératif, principal ou secondaire) ;

  • au n° d’immatriculation du syndicat principal pour un syndicat secondaire (champ facultatif) ;

  • au nombre d’ASL auxquelles le syndicat de copropriétaires est rattaché ;

  • au nombre d’AFUL auxquelles le syndicat de copropriétaires est rattaché ;

  • au nombre d’unions de syndicats auxquelles le syndicat de copropriétaires est rattaché ;

  • au nombre total de lots ;

  • au nombre total de lots à usage d’habitation (total ou partiel), de bureaux ou de commerces ;

  • au nombre de lots de stationnement (aérien ou protégé, y compris garages).

2 – Procédures administratives et judiciaires en cours

Il s’agit des données relatives :

  • aux arrêtés relevant du Code de la santé publique en cours6 : date de chaque arrêté et de chaque mainlevée ;

  • aux arrêtés de péril sur les parties communes en cours7 : date de chaque arrêté et de chaque mainlevée (facultatif pour la mainlevée) ;

  • aux arrêtés sur les équipements communs en cours8 : date de chaque arrêté et de chaque mainlevée ;

  • au mandat ad hoc, si procédure en cours9 : date de l’ordonnance de nomination et de fin de mission indiquée dans l’ordonnance de nomination ;

  • à l’ordonnance de carence10 : date de l’ordonnance du président du tribunal de grande instance.

3 – Données financières

Il s’agit des données relatives :

  • à la date de début de l’exercice comptable : obligatoire lors de l’immatriculation si la durée du mandat n’est pas de douze mois, si la date annuelle de clôture d’exercice a été modifiée depuis la précédente déclaration de mise à jour annuelle et si la date de fin du dernier exercice comptable déclaré date de plus de 18 mois ;

  • à la date de fin de l’exercice comptable ;

  • à la date de l’assemblée générale approuvant les comptes du dernier exercice clos ;

  • aux charges pour opérations courantes de l’exercice clos (montant correspondant au total I du budget réalisé pour l’exercice clos de l’annexe comptable n° 2 du décret du 14 mars 2005) ;

  • aux charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l’exercice clos (montant correspondant au total II du budget réalisé pour l’exercice clos de l’annexe comptable n° 2 du décret du 14 mars 2005) ;

  • au montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres (montant des factures parvenues lors du dernier exercice clos et non réglées, des rémunérations dues au titre du dernier exercice et non versées et des autres dettes du syndicat de copropriétaires (comptes 401 et comptes 42 à 44 figurant dans l’annexe 1 du décret du 14 mars 2005) ;

  • au montant des impayés par les copropriétaires, sauf pour les syndicats qui ne sont pas tenu à la double comptabilité (montant, après répartition des charges, des créances du syndicat de copropriétaires à l’encontre des copropriétaires sur l’ensemble des sommes exigées au titre du dernier exercice comptable clos, correspondant au montant ou au solde des comptes 450 et 459 figurant dans l’annexe 1 du décret du 14 mars 2005) ;

  • au nombre de copropriétaires en situation d’impayé, sauf pour les syndicats qui ne sont pas tenu à la double comptabilité (nombre total de copropriétaires débiteurs de plus de 300 € vis-à-vis du syndicat de copropriétaires à la date de fin de l’exercice comptable clos) ;

  • au montant du fonds de travaux11 ;

  • à la présence de personnel(s) employé(s) par le syndicat de copropriétaires.

On aura relevé que le seuil de dette des copropriétaires déclenchant la déclaration12 est fixé à trois cents euros.

4 – Données techniques

Il s’agit des données relatives :

  • à la période de construction (avant 1949, de 1949 à 1960, de 1961 à 1974, de 1975 à 1993, de 1994 à 2000, de 2001 à 2010, après 2011, inconnue) ;

  • au nombre de bâtiments par valeur d’Étiquette énergie établie dans le cadre d’un audit énergétique pour les copropriétés de plus de 50 lots et dont le permis de construire a été déposé avant le 30 juin 2001, ou dans les diagnostics de performance énergétique « collectif » pour les copropriétés munies d’une installation collective de chauffage ou de refroidissement : elle correspond à la valeur à jour du classement énergétique de chaque bâtiment prévu à l’article R. 134-2 e du CCH, selon la nomenclature prévue par l’article annexe 3.2 de l’arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente en France métropolitaine et pour chaque valeur d’Étiquette énergie, il doit être renseigné le nombre de bâtiments concernés, le terme « bâtiment » désignant une construction immobilière autonome (si aucun diagnostic n’a été réalisé, le nombre total de bâtiments doit être reporté en face de la mention « non déterminé) ;

  • au type de chauffage : individuel, collectif (partiel ou total) ou mixte (chauffage mixte : chauffage collectif avec régulation individuelle) ; urbain ou non et si non urbain l’énergie utilisée (catégories mentionnées à l’annexe 3 de l’arrêté du 15 septembre 2006 relatif au diagnostic de performance énergétique pour les bâtiments existants proposés à la vente) ;

  • au nombre d’ascenseurs.

B – Immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires non soumis à la double comptabilité

Il s’agit des données précisées par l’annexe 5 de l’arrêté relatives :

  • à la date de début du premier exercice comptable ;

  • à la date de fin du premier exercice comptable.

C – Disparition du syndicat de copropriétaires

Les données requises lorsque le dernier représentant légal d’un syndicat de copropriétaires en déclare la dissolution13 sont précisées par l’annexe 6 :

  • nature du fait générateur (scission, expropriation, réunion de l’ensemble des lots entre les mains d’un même propriétaire, autre situation) ;

  • date du fait générateur (date de l’assemblée spéciale adoptant la division, de l’ordonnance d’expropriation, de la réunion de l’ensemble des lots entre les mains d’un même propriétaire et pour une autre situation : décision de l’assemblée générale approuvant la décision) ;

  • pièce justificative (procès-verbal de l’assemblée, ordonnance d’expropriation).

D – Immatriculation d’une nouvelle copropriété ou d’office

Il s’agit des données précisées par l’annexe 7 de l’arrêté que les notaires sont tenus de fournir relatives :

  • si elles sont connues du notaire, informations sur le syndic (immatriculation d’office) ou le syndic provisoire (immatriculation d’une nouvelle copropriété) :

    • données d’identification (syndic, nature bénévole ou professionnelle, civilité, nom et prénom du représentant légal de la société ou du dirigeant de l’établissement pour une personne morale représentant légal, civilité, nom et prénom pour un syndic non professionnel) ;

    • coordonnées (adresse électronique ou à défaut postale) ;

  • identification de la copropriété (nom, adresse de référence qui est la 1re adresse figurant au règlement de copropriété, références cadastrales figurant sur le règlement de copropriété, date du règlement de copropriété, nombre total de lots, de lots à usage d’habitation total ou partiel, de lots de stationnement : aérien ou protégé, y compris garages) ;

  • données techniques (nombre de bâtiments par valeur d’Étiquette énergie).

V – Conservation des données (art. 7)

L’arrêté précise la durée de conservation des pièces justificatives ainsi que de celle de l’attestation de déclaration d’immatriculation.

A – Les pièces justificatives

La durée de conservation des pièces justificatives14 est de six mois à compter de leur transmission.

B – L’attestation de déclaration

La durée de conservation de l’attestation initiale de déclaration délivrée par le teneur du registre15 est sans limite sauf en cas de disparition du syndicat. Dans ce cas, elle est conservée pendant trois ans après la date déclarée du fait générateur emportant la disparition du syndicat.

La durée de conservation des attestations de mise à jour du dossier d’immatriculation est de cinq ans suivant leur établissement.

VI – Consultation du registre (art. 8 et s.)

L’arrêté précise les modalités d’accès aux données du registre des syndics et administrateurs provisoires, notaires, organismes publics et des tiers.

A – Syndic et administrateur provisoire (art. 8)

Les comptes de télédéclarants ouvrent accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux syndics et aux administrateurs provisoires à l’ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte.

B – Notaire (art. 8)

L’habilitation ouvre accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux notaires aux informations mentionnées au 1° du II de l’article L. 711-2 pour l’ensemble des syndicats de copropriétaires, à savoir le nom, l’adresse, la date de création du syndicat, le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que le nom du syndic.

C – Organismes publics (art. 9)

Les établissements publics de l’État chargés de la mise en œuvre des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées ainsi que les collectivités territoriales et leurs groupements formulent leurs demandes d’accès auprès du teneur du registre.

La demande précise la qualité du demandeur, le périmètre géographique de leur intervention et la finalité de l’utilisation des données. Ils s’engagent à réutiliser celles-ci conformément aux règles générales d’utilisation des données publiques définies dans la loi du 17 juillet 1978.

Le teneur donne accès, gratuitement, aux informations dans un délai maximum d’un mois soit en fournissant un fichier, soit en fournissant un accès sécurisé avec un identifiant personnel et un mot de passe.

D – Les tiers (art. 10)

À compter du 1er juillet 2017, les données du registre relatives aux nom, adresse, date de création du syndicat, nombre et nature des lots qui composent la copropriété ainsi que le nom du syndic16 sont mises à la disposition du public :

  • par téléchargement sur la plate-forme ouverte des données publiques françaises ;

  • par consultation de l’annuaire des copropriétés disponible sur le site internet du registre des copropriétés.

L’arrêté précise que le teneur met à la disposition du public, sur le site internet du registre des copropriétés, des données statistiques qu’il produit, agrégées à des seuils ne permettant pas l’identification des copropriétés.

VII – Modification de données (art. 11)

Toute modification des données fait l’objet d’un enregistrement comprenant l’identification de l’utilisateur, la date, l’heure et la nature de l’intervention dans ledit traitement. Les informations relatives à cet enregistrement sont conservées pendant cinq ans.

VIII – Droits d’accès de rectification et d’opposition (art. 12)

Les droits d’accès et de rectification17 s’exercent auprès du teneur du registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires.

En revanche, le droit d’opposition18 ne s’applique pas au registre national d’immatriculation des syndicats de copropriétaires.

L’arrêté du 10 octobre 2016 constitue donc la dernière pierre règlementaire à l’édifice normatif imposant l’immatriculation des copropriétés dès le 31 décembre 2016, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots19.

Notes de bas de pages

  • 1.
    NOR:LHAL1626110A : JO n° 0250, 26 oct. 2016, texte n° 45.
  • 2.
    CCH, art. R. 711-2.
  • 3.
    CCH, art. R. 711-3.
  • 4.
    CCH, art. R. 711-4 à CCH, art. R. 711-6.
  • 5.
    CCH, art. R. 711-9 et CCH, art. R. 711-10.
  • 6.
    CSP, art. L. 1331-24, L. 1331-26, L. 1331-26-1, L. 1334-2 ou L. 1334-16
  • 7.
    CCH, art. L. 511-2 ou CCH, art. L. 511-3.
  • 8.
    CCH, art. L. 129-1 ou CCH, art. L. 129-3 ou CCH, art. L. 129-4-1.
  • 9.
    L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 29-1-A.
  • 10.
    CCH, art. L. 615-6.
  • 11.
    L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 14-2.
  • 12.
    CCH, art. R. 711-9.
  • 13.
    CCH, art. R. 711-18 à CCH, art. R. 711-20.
  • 14.
    A. 10 oct. 2016, art. 4 ; CCH, art. R. 711-13, II.
  • 15.
    CCH, art. R. 711-15.
  • 16.
    CCH, art. R. 711-17.
  • 17.
    L. n° 78-17, 6 janv. 1978, art. 39 et 40.
  • 18.
    L. n° 78-17, 6 janv. 1978, art. 38.
  • 19.
    31 décembre 2017 pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots et 31 décembre 2018 pour les autres syndicats de copropriétaires.

À lire également

Référence : LPA 22 Déc. 2016, n° 122t0, p.7

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