Rédaction d’acte notarié : rejet de la demande de rectification en cas de conformité aux engagements des parties

A – L’acte notarié et la volonté des parties

Le contrat se définit comme « un accord de volontés entre deux ou plusieurs personnes destiné à créer, modifier, transmettre ou éteindre des obligations »3.

Si le consensualisme (la formation du contrat par la seule constatation d’un accord de volontés) est le principe4, les parties ont aussi la possibilité pour établir leur contrat de recourir à la forme notariée, même lorsqu’elle n’est pas obligatoire et compte tenu des garanties que cela présente, bon nombre de contractants ont recours à cette forme. Cela implique un soin certain dans la rédaction de l’acte tant pour la forme, pour laquelle il suffit au notaire de respecter scrupuleusement les règles prévues, que pour le fond où il est largement tributaire de parties.

B – Les règles de rédaction d’un acte notarié

Pour conférer l’authenticité aux actes qu’ils reçoivent, les notaires sont tenus de respecter un certain nombre d’obligations rigoureuses tenant à la forme5 et à la présentation matérielle des documents. En ce qui concerne leur écriture, les règles de fond indispensables à la perfection des actes ont été maintenues quel que soit leur support (papier ou électronique)6 maintenant admis mais strictement réglementé de manière à ce qu’il présente les mêmes garanties que les actes « papier »7.

Les actes notariés sont établis de façon lisible et indélébile en un seul et même contexte, sans dérogation à cette règle, sans blancs, sauf ceux constituant les intervalles normaux et ceux nécessités par l’utilisation des procédés de reproduction6. Les abréviations sont autorisées dans la mesure où leur signification est précisée au moins une fois dans l’acte7. Les sommes sont énoncées en lettres, à moins qu’elles ne constituent le terme ou le résultat d’une opération ou qu’elles ne soient répétées8.

Dans le passé, l’acte notarié ne pouvait se concevoir que sur un support papier. Depuis l’entrée en vigueur de la loi portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatives à la signature électronique9, il est possible d’établir les actes sous forme électronique10, cela n’a pas altéré la fonction notariale.

L’acte notarié à distance a été admis, afin de tenir compte des mesures prises dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire11, et de l’impossibilité pour les parties de se rendre physiquement chez un notaire cela par adaptation des conditions et des modalités d’établissement à distance de l’acte notarié sur support électronique12.

Le notaire pourra instrumenter à distance en recueillant le consentement par voie dématérialisée, par un système de communication à distance qui garantit l’identification des parties, l’intégrité et la confidentialité du contenu. Cette dérogation sera possible jusqu’à 1 mois après la fin de l’urgence sanitaire13. Ce dispositif n’est pas de nature à créer un doute sérieux sur sa légalité puisqu’il ne résulte d’aucune disposition législative que la mission du notaire instrumentaire ne puisse être accomplie que dans le cas d’une comparution physique des parties et que le décret se borne à déroger, temporairement, aux modalités, relatives aux actes établis par les notaires14, en vertu desquelles l’officier public peut établir un acte authentique15. Néanmoins le recours massif à l’acte à distance ne paraît pas souhaitable, la présence des parties à l’acte dans l’étude du notaire conserve bien des avantages.

Les actes notariés doivent contenir les nom, prénoms et domicile des parties et de tous les signataires16. Ces indications sont exigées en ce qui concerne toutes les personnes intervenant à l’acte notamment mandataires, représentants légaux, tiers intervenant.

Tout acte doit énoncer le lieu où il a été passé17. Le lieu qui doit être mentionné est celui où les parties ont reçu lecture de l’acte et l’ont signé. En conséquence, si l’acte a été signé en plusieurs lieux, il convient de l’indiquer. Il en est de même pour l’énonciation de la date. L’acte notarié doit porter la date à laquelle est apposée chaque signature18. La date à laquelle l’acte est signé par le notaire doit être énoncée en lettres19. Seule cette date est obligatoirement énoncée de cette manière. La date est un élément essentiel de l’authenticité. L’énonciation de la date est une formalité substantielle. Son omission entraîne la nullité de l’acte, en tant qu’acte authentique. Dès lors que le notaire a signé un acte, il fait pleine foi de la date, comme de son contenu. L’indication de la date d’un acte authentique fait partie des éléments de cet acte qui font foi jusqu’à inscription de faux20. L’acte reste néanmoins valable, comme écriture privée, s’il est signé de toutes les parties21. L’acte porte mention qu’il a été lu par les parties ou que lecture leur a été donnée22. La mention de la lecture se place à la fin de l’acte, immédiatement avant les signatures. Les actes sont signés par toutes les parties, les témoins et le notaire23, c’est la signature du notaire qui confère à l’acte un caractère authentique, la nullité absolue de l’acte a été prononcée pour défaut de signature de toutes les parties24. L’acte qui n’est pas signé par le praticien est frappé de nullité mais peut néanmoins valoir comme acte sous seing privé s’il a été signé par toutes les parties.

Chaque notaire est tenu d’avoir un sceau particulier, portant ses nom, qualité et établissement et, d’après un modèle uniforme, l’effigie de la République française25. Le sceau du notaire est apposé sur les actes délivrés en brevet, ainsi que sur les copies exécutoires et les copies authentiques26, la signature électronique est admise27. La fiabilité d’un procédé de signature électronique est présumée, lorsque ce procédé met en œuvre une signature électronique qualifiée28.

Les actes notariés doivent être obligatoirement rédigés en français. L’énonciation de la monnaie a lieu obligatoirement en euros.

Actes établis sur support papier. Lorsqu’il est établi sur support papier, le texte doit être indélébile29, Les signatures et paraphes, apposés sur les actes notariés doivent également être indélébiles30, et la qualité du papier doit offrir toute garantie de conservation31. Les textes n’imposent pas que les pages des annexes des actes notariés soient paraphées par le notaire et les parties32, si le notaire n’a pas d’obligation de parapher les feuilles des annexes, il ne doit pas omettre, lorsque l’acte est établi sur support papier et que les feuilles ne sont pas réunies par un procédé empêchant toute substitution ou addition, de signer la mention d’annexe33, afin de conférer à celle-ci toute son efficacité.

Cette condition, imposée pour éviter toutes falsifications, est à la fois nécessaire et suffisante.

C’est en effet un procédé usuel que de viser, dans un acte notarié, des documents qui y demeurent attachés en qualité d’annexe, le document doit être visé par les parties et une mention d’annexe doit être portée par le notaire sur celle-ci avant qu’il n’y appose sa signature34.

L’absence de paraphe du notaire sur l’annexe est constitutive d’une imperfection, qui ne permet pas de déclarer valable ladite annexe. Bien que rigoureuse, une solution formaliste a dénié la qualification d’annexe à une pièce qui ne comporte pas cette mention et la signature du notaire35, elle a semblé conforme aux textes36.

Les notaires peuvent employer un papier de format quelconque pour l’établissement de leurs actes37.

Chaque page de texte est numérotée38. En pratique, on mentionne généralement les numéros en bas de chaque page. Le nombre de pages est indiqué à la fin de l’acte39. Pour ne pas courir le risque d’une éventuelle annulation de l’acte établi sur support papier, il convient de veiller à ne pas mentionner un nombre erroné40.

Il n’y a ni surcharge, ni interligne, ni addition, ni ratures dans le corps de l’acte et les mots et les chiffres surchargés, interlignés ou ajoutés sont nuls41. Toutefois, cette sanction est écartée dès lors que le nombre des mots et chiffres rayés est mentionné à la fin de l’acte et que cette mention est paraphée par le notaire et les autres signataires de ce document42. Les ratures et surcharges non régularisées affectant un acte authentique sont constitutives d’une faute du notaire, susceptible d’engager sa responsabilité professionnelle à l’égard de ses clients43, dès lors que son client subit un préjudice44 dont la faute du notaire est la cause45.

Le nombre de blancs barrés, celui des mots et des nombres rayés sont mentionnés à la fin de l’acte46, cette mention est paraphée par le notaire et les autres signataires de l’acte.

Chaque feuille est paraphée par le notaire et les signataires de l’acte, sous peine de nullité. Toutefois, si les feuilles de l’acte et de ses annexes sont, lors de la signature par les parties, réunies par un procédé empêchant toute substitution ou addition, il n’y a pas lieu de les parapher47, la jurisprudence a considéré que les paraphes sous les renvois en marge empêchaient une substitution de feuillets48. Toute feuille non paraphée est frappée de nullité49.

Si les feuilles de l’acte et, le cas échéant, de ses annexes sont, lors de la signature par les parties, réunies par un procédé empêchant toute substitution ou addition, il n’y a pas lieu de les parapher50. Les notaires ont mis au point de tels procédés dont l’utilisation permet de faire jouer cette exception, pour la rédaction des copies authentiques.

L’acte notarié porte mention des documents qui lui sont annexés51. Lorsque l’acte est établi sur support papier, les pièces annexées à l’acte sont revêtues d’une mention constatant cette annexe et signée du notaire52. Il a été jugé qu’alors même que toutes les feuilles de l’acte et de ses annexes étaient réunies par un procédé empêchant toute substitution ou addition et qu’il n’était justifié d’aucune procédure d’inscription de faux, une pièce ne constituait une annexe à un acte notarié que si elle était revêtue d’une mention constatant cette annexe et signée du notaire53. En l’absence de mention signée par le notaire, une annexe n’est pas régulière mais cette imperfection n’entraîne pas la nullité de la procuration, objet de l’annexe54.

Les procurations55 sont annexées à l’acte56, à moins qu’elles ne soient déposées aux minutes du notaire rédacteur de l’acte, il est fait mention dans l’acte du dépôt de la procuration au rang des minutes57. L’inobservation de l’obligation, pour le notaire, de faire figurer les procurations en annexe de l’acte authentique ou de les déposer au rang de ses minutes ne fait pas perdre à l’acte son caractère authentique et, par là même, son caractère exécutoire58. L’acte notarié doit comporter les procurations en annexe, à moins qu’elles ne soient déposées au rang des minutes du notaire rédacteur de l’acte59, ce qui correspond à la règlementation de l’annexe de l’acte notarié60.

Il n’est pas nécessaire de reproduire les annexes61 dans les copies exécutoires62. L’absence de signature du notaire sur la procuration annexée à l’acte authentique prive cette pièce de son caractère d’annexe à un acte notarié. Mais cette irrégularité, cette « imperfection » qui prive la procuration de son caractère d’annexe, n’affecte pas la validité intrinsèque de la procuration.

Les parties à un acte authentique ont la faculté de se faire représenter par un mandataire lors de la signature de l’acte authentique spécialement dans le cas de l’irrégularité du mandat. Dans cette hypothèse, le notaire est tenu de respecter la volonté du mandant s’agissant notamment de la personne à laquelle il a donné procuration. À défaut, l’acte notarié est nul de nullité relative et donc privé d’effets. Cependant, pour écarter une telle extrémité, le mandant a la possibilité de confirmer l’acte litigieux même tacitement en l’exécutant63, l’absence de mandat du représentant d’une partie à un acte authentique entraîne la nullité relative de cet acte.

Les irrégularités qui peuvent affecter le mandat sont les suivantes : nullité, absence ou dépassement, ne constituent pas des défauts de forme64 sanctionnés par la perte du caractère authentique de l’acte dressé par le notaire, cette disposition s’entend de l’inobservation des formalités requises pour l’authentification65, c’est-à-dire des règles relatives au recueil des signatures des parties à l’acte ou aux modalités de réception de ces dernières notamment.

Pour la sanction des irrégularités du mandat, la jurisprudence a proposé plusieurs possibilités. Soit elle déclare l’acte conclu par le mandataire inopposable au mandant66, soit elle l’affecte d’une nullité absolue67, dans la jurisprudence la plus souvent admise, elle l’annule sur le fondement d’une nullité relative68. Ce qui permet d’éviter les lourdes conséquences d’une nullité absolue, seule la partie représentée peut demander l’annulation de l’acte irrégulièrement conclu69, cette nullité relative, à la différence d’une nullité absolue, est susceptible d’une ratification par le mandant qui peut n’être que tacite. C’est le cas, dans l’hypothèse de l’exécution volontaire du contrat par la partie représentée70.

Il est important que le notaire chargé d’authentifier un acte, dont l’une des parties est représentée, respecte scrupuleusement les exigences du mandant, notamment quant à la qualité de la personne chargée de le représenter.

Actes établis sur support électronique. Lorsqu’un notaire établit un acte sur support électronique, il doit utiliser un système de traitement et de transmission de l’information agréé par le conseil supérieur du notariat et garantissant l’intégrité et la confidentialité du contenu de l’acte71, les systèmes de communication d’informations mis en œuvre par les notaires doivent être interopérables avec ceux des autres notaires et des organismes auxquels ils doivent transmettre des données72.

L’acte doit être signé par le notaire au moyen d’un procédé de signature électronique sécurisée73. Cette signature est apposée par le notaire dès l’acte établi, si besoin après réunion des annexes à l’acte74, les parties et les témoins doivent utiliser un procédé permettant l’apposition sur l’acte notarié, visible à l’écran, de l’image de leur signature manuscrite75.

Lorsque l’acte établi sur support informatique doit contenir une mention manuscrite émanant d’une personne qui y concourt, l’auteur de cette mention doit l’apposer sous une forme électronique et le notaire doit énoncer que la mention a été apposée dans le respect des conditions prévues76, c’est-à-dire de nature à garantir qu’elle n’a pu être effectuée que par cette personne77, l’acte reçu en la forme authentique par un notaire est dispensé de toute mention manuscrite exigée par la loi78. Des dispositions sont prévues pour que les actes établis sur support électronique présentent des garanties équivalentes à celles des actes établis sur papier79, notamment surcharges, interlignes ou addition font l’objet d’une interdiction légale80, les renvois sont portés en fin d’acte et précèdent la signature81, l’annexion des pièces est réglementée82, y compris pour les procurations83.

En ce qui concerne sa conservation, l’acte authentique dressé sur support électronique doit répondre à certaines exigences afin de le préserver des altérations du temps ou des manipulations humaines84. Les actes notariés dressés sur support électronique sont stockés dans le minutier central électronique des notaires de France (MICEN) établi et contrôlé par le conseil supérieur du notariat85.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) a adopté une norme simplifiée relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les notaires86.

Lorsqu’une personne concourant à un acte n’est ni présente ni représentée devant le notaire instrumentaire, son consentement ou sa déclaration est recueilli par un autre notaire devant lequel elle comparaît et qui participe à l’établissement de l’acte. Cet acte porte la mention de ce qu’il a été ainsi établi. Chacun des notaires recueille le consentement et la signature de la partie ou de la personne concourant à l’acte puis y appose sa propre signature.

L’acte est parfait lorsque le notaire instrumentaire y appose sa signature électronique sécurisée87.

Quel que soit son support, tout acte notarié doit énoncer le nom et le lieu d’établissement du notaire qui le reçoit, les nom et domicile des témoins, le lieu où l’acte est passé, la date à laquelle est apposée chaque signature88. Le lieu d’établissement doit s’entendre du lieu où est établi l’office. Si c’est un notaire associé d’une société civile professionnelle qui reçoit l’acte, ce notaire doit indiquer : s’il s’agit d’une société civile professionnelle titulaire d’un office notarial, son titre de notaire, sa qualité d’associé d’une société titulaire d’un office notarial et l’adresse du siège de cette société89, s’il s’agit d’une société civile professionnelle de notaires, sa qualité de notaire associé et l’adresse du siège social de la société civile professionnelle de notaires dont il fait partie90.

Dans le cas de l’acte rédigé en suite de la minute d’un autre acte, Les nom, prénoms et domicile des parties sont à énoncer, même s’il s’agit d’actes rédigés en suite de la minute d’un autre acte, il ne suffit donc pas de se référer à cet acte.

L’acte notarié doit également énoncer « les nom et domicile des témoins »91.

Tout acte notarié doit indiquer le lieu où il a été passé92. À noter que désormais le notaire jouit désormais d’une compétence nationale, à l’exclusion de la Nouvelle-Calédonie, la Polynésie française, les îles Wallis et Futuna et Saint-Pierre-et-Miquelon93. Le lieu qui doit être mentionné est celui où les parties ont reçu lecture de l’acte et l’ont signé94. En conséquence, si l’acte a été signé en plusieurs lieux, il convient de l’indiquer. Le défaut d’indication du lieu où l’acte est rédigé est sanctionné, par la nullité95. La mention du lieu est une formalité substantielle et l’acte qui en est dépourvu ne pourrait valoir comme acte authentique, s’il était signé par les parties, l’acte ne vaudrait que comme un écrit sous signatures privées.

Tout acte notarié doit indiquer « la date à laquelle est apposée chaque signature »96 et « la date à laquelle l’acte est signé par le notaire doit être énoncée en lettres »97. L’exigence de la date est posée pour les signatures comme mention permettant d’identifier l’acte dans le temps. Toutefois, la date n’en demeure pas moins obligatoire pour tous les actes notariés98. La date se compose normalement de l’indication des jour, mois et année, cette énonciation se fait à la fin, avant les signatures mais pour les procès-verbaux et autres actes qui tiennent la juridiction contentieuse, il est d’usage de la placer au commencement.

Dans la mesure où tout acte notarié doit indiquer la date à laquelle est apposée chaque signature99, il est d’usage de porter celle-ci à la clôture de l’acte. La date est un élément essentiel de l’authenticité. Dès lors que le notaire a signé un acte, il fait pleine foi de la date, comme de son contenu. L’indication de la date d’un acte authentique fait partie des éléments de cet acte qui font foi jusqu’à inscription de faux100. Un acte notarié peut comporter plusieurs dates101, la validité des conventions n’est pas subordonnée au consentement simultané de toutes les parties, un même acte peut avoir plusieurs dates, chacune de ces dates correspondant au jour précis où chaque partie a concrétisé son consentement en signant102. L’acte notarié qui comporte plusieurs dates n’est parfait qu’à sa dernière date.

L’acte établi sur support papier doit préciser les nombres de pages, blancs barrés et mots rayés. L’acte notarié établi sur un support électronique doit également être homogène et ne pas comporter de blancs injustifiés mais les textes n’imposent pas de mentionner le nombre de pages à la fin de l’acte.

Le notaire est tenu d’informer les parties de l’existence des sanctions civiles et fiscales applicables en cas de dissimulations de prix, les modalités de cette information, qui peut être écrite ou verbale, sont laissées à l’entière discrétion du notaire103.

Mention relative à la signature de l’acte. Il doit être fait mention, à la fin de l’acte, de la signature des parties, des témoins et du notaire104. Il ne suffit donc pas que les actes soient signés par les personnes concernées. Le notaire doit faire mention de ces signatures.

Cette mention constitue, en réalité, une attestation des signatures nécessaires. Toutefois, le défaut de la mention en cause n’entraîne pas la nullité de l’acte105.

Lorsque l’acte est reçu par un notaire substituant, il est indiqué, après la mention de lecture et de signature, que l’acte sera porté sur les répertoires du notaire substituant et du notaire substitué et qu’il restera aux minutes de ce dernier.

La double qualité de l’intervention d’une partie à l’acte n’impose pas une double signature comme condition de validité de l’acte106.

La jurisprudence valide le simple paraphe107.

Le moment où les signatures des parties sont apposées importe peu. Il n’est pas nécessaire que toutes les parties signent en même temps, l’acte notarié n’est pas un acte simultané et ne perd pas son caractère authentique pour avoir été signé tout d’abord par les parties et ensuite par le notaire, même après le décès de l’une d’elles108.

La signature est une formalité substantielle qui est générale à tous les actes instrumentaires car elle est la manifestation extérieure et tangible du consentement. L’acte dépourvu de la signature des parties contractantes, ou de l’une d’elles, est non seulement dépourvu de tout caractère authentique mais ne peut même pas être invoqué comme ayant la valeur d’une écriture privée109.

Plusieurs décisions judiciaires sont intervenues à propos de la signature d’actes par mandataire. L’acte est annulé pour défaut de signature de l’une des parties, sauf s’il est établi que le mandant a ratifié l’acte110, ce que le juge doit vérifier si cela lui est demandé.

C’est la signature du notaire qui confère à l’acte un caractère authentique111, l’acte qui n’est pas signé par lui est frappé de nullité112, il peut néanmoins valoir comme acte sous signature privée, s’il a été signé par toutes les parties113.

Ces règles relatives à l’acte s’appliquent aussi à la copie exécutoire ce qui explique pourquoi la jurisprudence invite à la vigilance dans la rédaction des actes authentiques et la réalisation des copies exécutoires : contrairement au seul défaut d’annexe des procurations, les irrégularités de rédaction de l’acte notarié révélées par la copie exécutoire peuvent porter atteinte à la force exécutoire de l’acte114, constituent des irrégularités, portant atteinte à la force exécutoire de l’acte, les blancs, les pages blanches non barrées et l’absence de paraphes des pages des copies exécutoires115.