Les principales dispositions du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de Covid-19

Pour  rappel, la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 a habilité le gouvernement à simplifier et à adapter par voie d’ordonnances « les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales » (art. 11, I, 2°, f).

À cet égard, a été adoptée une ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

Le  décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 prévoit  les mesures d’application  de cette ordonnance et  les  dérogations temporaires à certaines dispositions du Code de commerce et du Code des assurances relatives à la réunion et à la délibération des assemblées et organes dirigeants de certaines personnes et entités de droit privé en raison de l’épidémie de Covid-19.  

Le  décret s’applique aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé ; certaines dispositions concernent spécifiquement  les sociétés à responsabilité limitée et certaines sociétés par actions, ainsi que les assemblées de porteurs de certains types de valeurs mobilières.  Le décret contient aussi des dispositions relatives à certaines personnes régies par le Code des assurances.

Les dispositions communes aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé

Pour rappel, le  décret   s’applique à toutes les  personnes morales et aux  entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et « notamment » les sociétés civiles et commerciales, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique, les coopératives, les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle.

L’ordonnance n°2020-321 citait  aussi les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, les caisses de crédit municipal et caisses de Crédit Agricole mutuel, les fonds de dotation, les associations et les fondations.

À noter. « S’agissant des entités non pourvues de la personnalité morale, on peut songer à la société en participation (elle est d’ailleurs expressément citée par le rapport au président de la République), à l’association non déclarée ou encore, probablement, au fond de titrisation » (X. Delpech, Dalloz actualité, 15 avril 2020).

Les réunions à  huis clos

L’article 4 de l’ordonnance précitée autorise  la tenue des assemblées sans que leurs membres – et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel – n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunications.

À cet égard, le   décret prévoit que   lorsque l’organe compétent dans ces groupements pour convoquer l’assemblée à huis clos délègue cette compétence au représentant légal du groupement en application de l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 précitée, la délégation doit être établie par écrit quel qu’en soit le support (papier ou électronique notamment) et préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.

Le vote par  correspondance

Par ailleurs, l’article  3 du  décret précise que lorsque les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, permettent aux membres de l’assemblée de voter par correspondance ou de se faire représenter, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser par message électronique à l’adresse  indiquée à cet effet dans la convocation,  leurs instructions de vote par correspondance, ainsi que leurs mandats  dans le cas  d’une participation à l’assemblée par l’intermédiaire d’un  représentant.

Le procès-verbal  des  assemblées

En outre, le décret prévoit que lorsqu’il est fait application des articles 4, 5 ou 6 de l’ordonnance n° 2020-321, le procès-verbal de l’assemblée doit le mentionner   et  préciser la nature de la mesure administrative choisie : huis clos (article 4)  conférence téléphonique ou audiovisuelle (article 5), consultation écrite (article 6).

Les dispositions applicables aux sociétés à responsabilité limitée et à certaines sociétés par actions

 Le vote par des moyens électroniques

Par  ailleurs, l’article 5  du  décret précise que sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe, peut décider que les associés ou les actionnaires peuvent  voter par  des moyens électroniques   de télécommunication  aux assemblées des sociétés à responsabilité limitée  régies par l’article R. 223-20-1  du  Code commerce ou à celles des sociétés par actions régies par l’article R. 225-61  du Code  de commerce (sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

À noter. Ces dispositions sont applicables aux assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital régi par l’article R. 228-68 du Code de commerce.

L’exercice  des mandats  (sociétés anonymes  et  sociétés en commandites par actions)

Par ailleurs, l’article 6  du décret  est  relatif au cas où  il  est fait  application des dispositions du premier alinéa de l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 précitée (cf supra)  et qu’un actionnaire donne mandat à l’une des personnes mentionnées au I de l’article L. 225-106 du Code de commerce .

Pour rappel, cet  article prévoit qu’un actionnaire peut se faire représenter par un autre actionnaire, par son conjoint ou par le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité. Il peut en outre se faire représenter par toute autre personne physique ou morale de son choix.

À cet égard, le décret précise que les mandats avec indication de mandataire, y compris,  ceux donnés par voie électronique dans les conditions définies à l’article R. 225-61 du Code  de commerce, peut valablement parvenir à la société jusqu’au quatrième jour précédant la date de l’assemblée générale.

En outre, indique le décret, le mandataire doit adresser ses instructions pour l’exercice des mandats dont il dispose, à la société ou à l’intermédiaire habilité par elle, par message électronique à l’adresse électronique indiquée par la société ou l’intermédiaire, sous la forme du formulaire mentionné à l’article R. 225-76 du Code de commerce, au plus tard le quatrième jour précédent la date de l’assemblée.

Par ailleurs, l’article 7 du décret prévoit que, dans  ces mêmes sociétés, par dérogation au III de l’article R. 225-85 du Code de commerce et sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation peut choisir un autre mode de participation à l’assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société dans des délais compatibles avec les dispositions du premier alinéa de l’article R. 225-77 et de l’article R. 225-80 du même code, tel qu’aménagé par l’article 6 du décret (cf supra)

À  noter. Le choix du mode de participation doit parvenir à l’assemblée au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée (les précédentes instructions reçues sont alors révoquées).

La composition du bureau de l’assemblée générale

Enfin, l’article 8 du décret prévoit que lorsqu’il est fait application des dispositions du premier alinéa de l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 précitée, c’est-à-dire lorsque l’assemblée se tient sans que les actionnaires n’y assistent physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle :

Si l’assemblée d’actionnaires ne peut être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux.

À noter. Cette disposition s’applique aux sociétés anonymes, aux sociétés en commandite par actions, aux sociétés européennes, aux assemblées spéciales des porteurs de certificats d’investissement et aux assemblées de porteurs d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote.

En outre, précise le décret, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire doit désigner deux scrutateurs, qu’il doit s’efforcer de choisir parmi les actionnaires. À défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires.

Cette disposition est applicable aux sociétés précitées mais aussi aux assemblées d’obligataires, aux assemblées de porteurs de titres participatifs  et aux assemblées de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital.

À noter. Les membres des assemblées doivent être informés, dès que possible et par tous moyens, de l’identité et de la qualité des personnes désignées pour la présider ou la convoquer.

Les dispositions applicables à certaines personnes régies par le Code des assurances

Par ailleurs, le  décret précise  que par dérogation à l’article R. 141-3 du Code des assurances, le président du conseil d’administration d’une association souscriptrice de contrats d’assurance de groupe sur la vie ou de capitalisation peut décider que le vote par correspondance ou que le vote électronique est possible, sous réserve que les modalités qu’il fixe à cet effet permettent de respecter le secret du vote et la sincérité du scrutin.

De même, par dérogation à l’article R. 322-58 du Code des assurances et sur décision du conseil d’administration, du directoire ou du conseil de surveillance, les sociétaires et les délégués peuvent voter par correspondance ou par procuration.

Le conseil d’administration, le directoire ou le conseil de surveillance peuvent également décider que la limite du nombre de pouvoirs susceptibles d’être confiés à un même mandataire prévu au quatrième alinéa de ce même article peut être portée à dix.

Ils peuvent également décider que le vote électronique est possible sous réserve que les modalités qu’il fixe à cet effet permettent de respecter le secret du vote et la sincérité du scrutin.