Les principales dispositions de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de Covid-19

L’ordonnance est prise en application de l’article 11 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19. Pour satisfaire l’objectif de continuité et de sécurité juridique du fonctionnement des groupements de droit privé dans leur diversité et leur variété, ces mesures ont un champ d’application personnel vaste.

La loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 a habilité le gouvernement à simplifier et à adapter par voie d’ordonnances « les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales » (art. 11, I, 2°, f).

À noter. La présente ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

Un champ d’application vaste : l’ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé

L’ordonnance s’applique à toutes les personnes morales et aux entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, et « notamment », les sociétés civiles et commerciales, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique, les coopératives, les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle.

L’ordonnance cite aussi les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, les caisses de crédit municipal et caisses de Crédit Agricole mutuel, les fonds de dotation, les associations et les fondations.

« S’agissant des entités non pourvues de la personnalité morale, on peut songer à la société en participation (elle est d’ailleurs expressément citée par le rapport au président de la République), à l’association non déclarée ou encore, probablement, au fonds de titrisation ».

La diversité des organes

À la diversité et la variété des groupements de droit privé, répond une diversité d’organes et une variété de règles y applicables.

Le rapport au président de la République précise que les mesures couvrent l’ensemble des assemblées – telles que, par exemple, les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, les assemblées spéciales, les assemblées des masses – et l’ensemble des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction – tels que, par exemple, les conseils d’administration, conseils de surveillances et directoires.

En effet, au-delà de leur diversité et de leur variété, rappelle le rapport, les différents organes de ces différents groupements sont confrontés aux mêmes difficultés dans le contexte actuel, à savoir la difficulté – si ce n’est l’impossibilité – de se réunir en raison des mesures prises pour lutter contre la propagation du Covid-19.

Ce problème unique appelant une réponse unitaire, les dispositions de l’ordonnance embrassent l’ensemble des groupements et de leurs organes, en distinguant les assemblées d’une part, qui font l’objet du titre II de l’ordonnance, et les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction d’autre part, qui font l’objet du titre III de l’ordonnance.

Les règles relatives aux assemblées

L’adaptation des règles de convocation et d’information

Dans les sociétés cotées, l’ordonnance précise que lorsqu’elles sont tenues de procéder à la convocation d’une assemblée d’actionnaires par voie postale, aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par cette voie en raison de circonstances extérieures à la société.

Ces circonstances extérieures recouvrent notamment l’hypothèse dans laquelle les sociétés – ou leurs prestataires – ont été empêchées d’accéder à leurs locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie de Covid-19.

À noter. Dans les autres groupements les règles habituelles s’appliquent.

En matière d’information, l’ordonnance étend et facilite l’exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées jouissent préalablement aux réunions de ces dernières.

Ainsi, lorsqu’un groupement est tenu de faire droit à une demande de communication d’un document ou d’une information à un membre d’une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci en vertu des dispositions qui lui sont applicables, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

L’adaptation des règles de participation et de délibération

À noter. L’ordonnance prévoit une dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d’assister aux séances ainsi qu’aux autres droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance (tels que, par exemple, le droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

Ainsi, l’article 4 autorise la tenue des assemblées sans que leurs membres – et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel – n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

La décision doit être prise par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, compétence qu’il peut déléguer au représentant légal du groupement.

Condition. L’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

Le rapport au président de la République précise que cette mesure est « sans effet sur les autres droits des membres (tels que, par exemple, le droit de voter, le droit de poser des questions écrites et le droit de proposer l’inscription de points ou de projets à l’ordre du jour dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.

Par ailleurs, en complément, « afin de faciliter la participation des membres des assemblées qui se tiendront à huis clos, l’article 5 étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n’est pas déjà prévu par la loi, en l’autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions.

À noter. Les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

De même, l’article 6 assouplit le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.

Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.

Enfin, indique le rapport au président de la République, l’article 7 aménage exceptionnellement les formalités de convocation des assemblées dont le lieu et les modes de participations seront modifiés ; cela concerne en particulier les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date, l’assemblée ne pouvant se tenir au lieu prévu par la convocation.

Dans ce cas, si l’organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation, les membres de l’assemblée doivent en être informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres.

À noter. La modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation. Mais les convocations restant à accomplir doivent l’être.

Les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

Comme pour les assemblées, l’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour les organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction.

Rappel. Une clause des statuts ou du règlement intérieur n’est pas nécessaire à cet effet et ne peut s’opposer au recours aux moyens de visioconférence.

De même, l’ordonnance étend et assouplit le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.

À noter. La consultation écrite doit être effectuée dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.